Au cours de votre carrière, vous entendrez souvent ces mots : suivi de chantier. En quoi consiste réellement le suivi, et surtout, comment garantir que vous supervisez vos travaux de construction de la meilleure façon possible ?

 

Suivez ce guide du suivi de chantier et découvrez les points clés à garder à l'esprit ainsi que les erreurs et les conséquences dûes à un manque de suivi sur vos chantiers.

Comment réussir son suivi de chantier ?

L'un des principaux objectifs du suivi de chantier est d'identifier les problèmes et les erreurs avant et pendant l'exécution, afin d'éviter l'exécution de tâches comportant des erreurs ou le non-respect de la conception ou des normes techniques. De même, le professionnel chargé du chantier, ou l'équipe de suivi du site, doit coordonner toutes les activités et fonctions entre les décideurs, les développeurs, les entrepreneurs et les fournisseurs.

Plus le chantier est vaste et complexe, plus les connaissances et les compétences de l'équipe de suivi doivent être importantes pour pouvoir faire face aux différentes situations qu'un tel chantier implique.

D'une manière générale, vous devrez :

  • Posséder certaines compétences techniques en matière de suivi, de direction, de communication et de délégation,
  • Disposer de connaissances des aspects juridiques pour garantir la sécurité des travailleurs,
  • Faire preuve d'une certaine créativité pour trouver des solutions rapides et efficaces aux problèmes,
  • Avoir un grand sens de l'éthique, de la transparence et de la responsabilité.

1. Planification

La première étape du suivi d'un chantier consiste à effectuer une planification détaillée et stratégique. Plus le projet est complexe, plus il faut investir du temps et des ressources dans la planification. Un chantier bien planifié maximise l'efficacité et fournit une feuille de route étape par étape pour mener à bien les activités dans le respect des délais, du budget et des normes de qualité les plus élevées.

suivi de chantier - planification

Au cours du processus de planification, les aspects clés du projet sont définis, tels que :

  • La portée,
  • Le calendrier,
  • Le personnel,
  • Les matériaux,
  • L'équipement,
  • Les autres ressources nécessaires à l'exécution des travaux.

Les étapes du projet sont établies et des lignes directrices sont définies pour une bonne coordination entre le constructeur, les entrepreneurs ou les sous-traitants, le chargé du suivi et les autres parties prenantes. De cette façon, tous les aspects stratégiques et pertinents du chantier seront alignés et viseront à atteindre les objectifs.

Parmi les autres aspects qui doivent être établis pendant la phase de planification, citons l'élaboration d'un plan de sécurité, de plans de communication et de continuité des activités, ainsi que la réalisation d'une évaluation des risques et d'un plan d'atténuation.

2. Suivi

Une fois le chantier commencé, l'objectif est de s'assurer que tous les aspects progressent autant que possible, conformément au plan. Un chantier est souvent dévié par un certain nombre de facteurs qui entraînent des retards et des dépassements de coûts. Selon une étude de McKinsey & Company, 98 % des chantiers de construction dépassent le budget et 77 % d'entre eux subissent des retards importants en raison de... :

  • Mauvaise organisation : les processus décisionnels manquent de rapidité et d'opportunité.
  • Communication inadéquate : les incohérences dans les communications ou les rapports entraînent un manque de compréhension de la part des sous-traitants, des entrepreneurs et des propriétaires.
  • Une mauvaise gestion des performances : Les problèmes qui ne sont pas résolus en temps voulu s'accumulent et influencent négativement la réalisation des objectifs du projet.
  • Malentendus contractuels : L'équipe chargée des achats négocie généralement le contrat, ce qui s'avère souvent être un processus dense et complexe. Par conséquent, les gestionnaires de chantier peuvent souvent ne pas savoir comment procéder en raison d'un manque de compréhension du contrat.
  • Connexions manquées : il existe différents niveaux de planification: de la préparation de haut niveau aux programmes quotidiens. Si le travail quotidien n'est pas terminé, les gestionnaires doivent disposer des informations permettant de mettre à jour l'état d'avancement en temps réel afin de prendre des décisions opportunes sur les nouvelles priorités et les nouveaux plans de travaux.
  • Mauvaise planification à court terme : en général, les entreprises sont capables de comprendre ce qui doit se passer dans les deux ou trois mois à venir, mais pas de planifier pour la semaine ou les deux semaines suivantes, ce qui peut entraîner des retouches ou une exécution inefficace des tâches.
  • Gestion insuffisante des risques : une évaluation adéquate des risques doit être effectuée et les risques qui se matérialisent doivent être surveillés à tout moment pendant l'exécution, ainsi que le respect de la mise en œuvre de leur plan d'atténuation.
  • Gestion limitée des talents : un processus adapté de sélection du personnel doit être mis en œuvre afin de garantir que les meilleures personnes sont disponibles pour chaque poste.

Pour suivre correctement un chantier, il est important d'analyser soigneusement les rapports de suivi quotidiens, de contrôler le budget et le calendrier, et de gérer les risques, avec un haut niveau d'attention aux détails.

3. Les points clés du suivi de chantier

Pour mener à bien votre suivi de chantier, vous devrez :

  1. Identifier le(s) problème(s) ou les déviations qui peuvent survenir pendant les travaux,
  2. Examinez si une tâche ou une activité est en retard sur le calendrier pour identifier la cause du retard,
  3. Si la productivité est faible, analysez si elle est due à une main-d'œuvre non qualifiée ou peu performante ou si la méthode d'exécution ou les matériaux posent problème.

Une fois que les causes des problèmes ont été découvertes, les ajustements nécessaires doivent être effectués pour résoudre les problèmes.

suivi de chantier - points clés

4. Communication

Une bonne communication peut améliorer le travail d'équipe et conduire à une meilleure collaboration sur le chantier, tandis qu'une mauvaise communication peut entraîner des malentendus, des retards et des problèmes qui ont un impact significatif sur le projet à court, moyen et long terme.

Les méthodes de communication pour les missions spécifiques et l'échange d'informations doivent être établies au début du chantier et acceptées par toutes les parties prenantes. De même, les documents contractuels, notamment les dessins, les spécifications, les formulaires de demande de modification, les demandes d'information et les rapports d'avancement, doivent servir de base à l'établissement d'une communication adéquate au cours de la construction.

Par conséquent, il est de la plus haute importance que toute communication directe qui n'est pas décrite dans les documents contractuels soit correctement divulguée, reçoive l'autorisation appropriée et que toute modification du calendrier ou du budget soit documentée et signalée par les canaux appropriés.

5. Collaboration

Le terme "collaboration" ne se réfère pas seulement à l'accomplissement en temps voulu des missions par toutes les parties prenantes du projet. En effet, il implique également le lien entre les parties, basé sur la confiance et le respect. Le but est d'atteindre avec succès les plans et les objectifs définis. Il s'agit de coopérer et de coordonner les efforts pour améliorer la productivité.

suivi de chantier - collaboration

Un moyen efficace de parvenir à une bonne collaboration consiste à faire participer les membres de l'équipe à la phase de planification, ainsi qu'à partager des idées et des expériences en matière de résolution de problèmes et de logistique. La collaboration va de pair avec une bonne communication et le fait de garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Il s'agit de faire confiance à toutes les parties et de valoriser leurs contributions en tant que membres à part entière de l'équipe.
L'objectif de ces recommandations est de s'assurer que toutes les tâches et activités qui doivent être réalisées pendant le chantier sont intégrées dans la routine quotidienne.

3 conseils pour assurer son suivi de chantier, son planning et son budget

Examen préalable de la technique de construction à appliquer

Le suivi de chantier peut être un facteur déterminant dans la réussite ou l'échec d'un projet. Un grand nombre de problèmes structurels et de services dans le secteur de la construction ne sont pas imputables à des défauts de conception ou de matériaux, mais principalement à une mauvaise gestion et suivi de chantier.

Le professionnel qui exerce le métier de chef de projet sur un chantier, ou gestionnaire de chantier, est confronté non seulement à des problèmes de nature technique mais aussi à des conflits générés par l'interaction humaine. En plus des compétences nécessaires pour traiter les problèmes techniques et humains, le gestionnaire doit avoir un ensemble de valeurs et d'attitudes positives pour la bonne exécution de son travail.

Avant de commencer à superviser les travaux, vous devez prendre en considération ce qui va être réalisé sur le site. Vous devrez notamment vérifier... :

  • L'adéquation du détail de la construction,
  • La compatibilité des matériaux,
  • La possibilité de l'optimiser ou de l'améliorer, tant sur le plan technique qu'économique, ou de raccourcir son temps d'exécution.

Bien sûr, avec l'expérience, cette tâche est tellement intériorisée qu'elle sort d'elle-même. Et il ne s'agit pas non plus d'entreprendre cette révision de toutes les unités du travail d'un seul coup, mais au bon moment, bien couplée au reste des tâches et suivant un ordre précis.

Transmettre les instructions de la bonne manière

En outre, vous devrez avoir la capacité et les mécanismes nécessaires pour que les autres parties impliquées dans le chantier reçoivent les modifications et les indications appropriées, en temps et en forme. Et particulièrement sur :

  • Les prolongations de contrat,
  • Les discussions sur les questions économiques avec les différents sous-traitants pendant l'exécution du contrat,
  • Le suivi des travaux,
  • La détection et la correction des erreurs,

Avoir une bonne transmission des informations permet de faciliter et favoriser un meilleur résultat pour tous les intervenants.

S’équiper de logiciels adaptés pour informatiser la gestion des chantiers

Pour une entreprise du bâtiment, lorsque l’on parle de logiciel ou d’application c’est avant tout pour optimiser le suivi et la gestion de son chantier. Il n’est pas rare de faire face à des difficultés liées à la digitalisation des processus. Toutefois, ce suivi implique une diminution des erreurs de transmissions d’informations, une automatisation des calculs de coûts et une vision large du suivi de chantier.

suivi de chantier - logiciels

Pour commencer, nous allons retrouver l’ensemble des logiciels dédiés au suivi de chantier. La solution myTikee utilise le timelapse comme nouvel outil de suivi afin d’illustrer votre travail, valoriser l’évolution des travaux et communiquer, en aval, sur les chantiers à grandes envergures dont votre entreprise a eu la gestion.

De plus, des logiciels existent afin d’optimiser le suivi du planning de chantier. Nous allons trouver des solutions gratuites, à l’image de Google Sheet, d’Excel (ou Numbers pour les Mac). Ces outils facilitent la création de tableaux de suivi, les étapes de travaux, les détails de chaque tâche à effectuer ainsi que des feuilles de calculs dédiées à votre budget.

Enfin, nous allons retrouver des logiciels complets de gestion de chantier dédiés aux entreprises du bâtiment. Bien souvent payant, ils seront utiles pour vous assister sur le suivi global des travaux, sur votre budget, l’évolution du chantier, la gestion du planning et faciliter les échanges avec l’ensemble des intervenants du projet. Les chantiers qui sont équipés de ces outils digitaux observent une amélioration de la conduite des chantiers grâce à l’uniformisation du processus du suivi sur un seul et unique logiciel. Créer des devis, générer des factures, échanger avec vos fournisseurs, consulter vos plans et vos rapports de contrôle seront tout à fait possible en optimisant votre temps !

Quels sont les objectifs du suivi de chantier ?

Il existe trois objectifs fondamentaux dans le suivi des travaux :

  1. Suivi du coût : Le paramètre comparatif pour le suivi du coût des travaux est fourni par le catalogue des prix unitaires autorisés par l'agence, en vigueur à la date de l'examen. La base sur laquelle commence l’opération de révision est le budget, dont le montant total correspond au montant total du contrat de travaux.
  2. Suivi du temps : Le rôle du gestionnaire de chantier est de s'assurer que l'avancement des travaux est conforme à ce qui est stipulé dans le contrat de travaux. Si ce n'est pas le cas, il devra d'une part en informer l'agence et, d'autre part, obliger l'entrepreneur à prendre les mesures appropriées pour se conformer aux termes du contrat.
  3. Suivi de la qualité des travaux : la qualité est régie par le cahier des charges ainsi que par les normes techniques réglementaires et traditionnelles édictées par les fabricants de matériaux ou d'équipements.

Le profil du gestionnaire de chantier

Le gestionnaire, ou chef de projet sur un chantier, est le représentant de l'entité qui finance les travaux, dont l'activité principale est de superviser l'exécution des travaux réalisés par l'entrepreneur, en contrôlant le temps, la qualité et le coût des travaux.

suivi de chantier - chef de projet btp

Un chef de projet doit être un professionnel de l'une des carrières liées à la construction, doté d'une capacité suffisante pour :

  • Surveiller le respect des engagements contractuels,
  • Contrôler le déroulement des travaux,
  • Avoir les bonnes connaissances, et compétences, du bon sens et de la clairvoyance pour prévoir les inconvénients qui pourraient survenir au cours de l'élaboration de l'ouvrage.


Après avoir lu ces recommandations, vous avez les clés pour prendre en main la bonne gestion de votre chantier !