Un guide complet pour vous aider à identifier les risques en gestion de projet

Les gestionnaires efficaces ont certaines caractéristiques qui font leur succès. L'une d'entre elles est la capacité à identifier les risques dans la gestion de projet. Il existe divers outils pour vous aider dans ce processus d'analyse des risques et d'élaboration de stratégies.

Les gestionnaires novices de chantiers de construction commencent le projet à la hâte et ne se concentrent que sur quelques aspects essentiels. Ils créent des feuilles Excel, assignent des tâches à l'équipe, identifient le risque et commencent à travailler dessus. Le plus souvent, ils oublient de réanalyser les risques et les problèmes du projet. En général, ils ne reviennent jamais sur le sujet des risques du projet.

De telles pratiques entraînent des coûts plus élevés et parfois le retard ou l'échec du projet. Lorsque vous ne parvenez pas à identifier les risques d'un site ou que vous n'êtes pas préparé à faire face aux menaces et problèmes inattendus, cela met en péril l'ensemble du déroulement du travail.

Veuillez parcourir la section ci-dessous pour comprendre quand identifier les problèmes de gestion de projet :

Quand identifier les problèmes dans les projets ?

Le meilleur moment pour identifier les problèmes dans la gestion de projet est au début, avant même de commencer le projet. C'est le moment où rien n'est certain en raison d'informations limitées. Un chef de projet expérimenté identifiera toujours les risques liés à la gestion de projet au début des travaux.

Voici quelques éléments clés à retenir pour identifier les problèmes :

• Identifiez les problèmes potentiels dès les premières étapes du projet.

• Cela doit être fait de manière itérative.

• Les risques du projet et chaque problème doivent être discutés fréquemment, et un journal doit être tenu.

• Identifiez les problèmes lorsque le contrôle des changements est effectué

• Identifiez les risques lorsque vous atteignez les étapes vitales d'un projet.

Si vous avez une approche agile du projet, c'est ici que vous pouvez identifier les problèmes de gestion de projet :

• Planification du sprint

• Planification des versions

• Réunions quotidiennes de stand-up

• Avant chaque sprint

Les meilleurs moyens d'identifier les problèmes dans les projets

Il n'existe pas de méthode unique qui puisse être considérée comme la meilleure pour vous aider à identifier les risques dans les projets. Peu de chefs de projet utilisent plusieurs méthodologies ou approches pour l'identification des risques. Vous pouvez également créer un rapport de suivi de projet qui vous aidera à différentes étapes du projet. Voici quelques-unes des meilleures techniques pour vous aider à identifier les problèmes dans la gestion de projet :

Méthode des entretiens

Dans cette approche, vous devez identifier les principales parties prenantes du projet, puis planifier des entretiens avec elles. Il est important que vous vous teniez prêt avec un ensemble spécifique de questions avant que les entretiens ne soient organisés. Cela vous permettra de gagner du temps. Veillez à conserver un document de ces entretiens pour toute référence future et pour les réunions de révision.

L'approche du brainstorming

Le brainstorming est une méthode très populaire pour aider à identifier chaque problème de gestion. Vous vous asseyez avec l'équipe des principales parties prenantes du projet et vous réfléchissez à divers scénarios, ainsi qu'à leur probabilité de se produire pendant le chantier. Un autre aspect important du brainstorming au cours des réunions est la manière de résoudre ces problèmes ou risques lorsqu'ils se présentent.

Des facteurs tels que le budget, la qualité, la portée, le calendrier, les tests, la formation, etc. sont des questions clés à aborder lors du brainstorming.

Se référer aux listes de contrôle existantes ou en créer une nouvelle

Plusieurs entreprises expérimentées tiennent une liste des risques courants liés à la réalisation d'un projet. Si votre entreprise ne dispose pas d'une telle liste, c'est le moment d'en créer une et de la conserver pour référence future. Il est courant qu'après l'achèvement du projet, une réunion de révision soit organisée pour identifier les principaux risques du projet. Vous pouvez continuer à compléter la liste au fur et à mesure que vous avancez dans les nouveaux projets.

Une chose importante à retenir à propos des listes de contrôle est que, même s'il peut être pratique de lire simplement un travail tout fait, aucune liste de contrôle ne peut couvrir tous les risques.

Analyse des hypothèses du projet

L'analyse des hypothèses est une technique qui consiste à interroger les principales parties prenantes sur les diverses hypothèses qu'elles ont concernant le projet. La principale raison de procéder ainsi est d'explorer les domaines dans lesquels les décisions ne sont pas prises sur la base de faits, mais sur la base d'hypothèses. Ce sont les endroits où la plupart des risques sont exposés.

N'oubliez pas de documenter et de tenir un journal de l'ensemble de l'analyse des hypothèses tout en en discutant avec les parties prenantes.

Utiliser des diagrammes de causes et d'effets

L'une des méthodologies les plus puissantes pour vous aider à identifier les risques dans la gestion de projet est l'utilisation de diagrammes de causes à effets. Dans cette méthode, les chefs de projet identifient les problèmes qui conduisent aux risques. Cette technique repose sur l'idée que si la cause elle-même est contrôlée, le risque peut être réduit ou éliminé.

NGT ou technique du groupe nominal

La technique NGT ou Nominal Group Technique est une méthode moins populaire pour identifier chaque problème. Les données sont collectées (dans un journal par exemple) à partir du brainstorming, puis classées par ordre de priorité. Le résultat de la technique du groupe nominal est une liste hiérarchisée des différents risques.

Le diagramme d'affinité

La réalisation d'un projet de chantier est un travail sérieux, mais vous pouvez vous amuser avec l'identification des risques en utilisant des outils comme les diagrammes d'affinité. Les participants sont invités à réfléchir aux différents risques et problèmes du projet et à les noter sur une note. Ils sont ensuite invités à classer les risques en catégories. Cette stratégie peut également être utilisée pour parvenir à une résolution.