La quête pour résoudre les problèmes des projets en cours

Pour résoudre les problèmes des projets en cours, les chefs de projet doivent avoir une vue d'ensemble de leurs objectifs afin de pouvoir repérer tout obstacle potentiel qui pourrait empêcher l'équipe de fournir des résultats.

La gestion des risques consiste à examiner les objectifs de votre projet et à déterminer les menaces qui pèsent sur ces objectifs et ce que vous pouvez faire immédiatement pour les atténuer. Le terme "risque" peut englober un large éventail d'occurrences ou de scénarios, ce qui peut parfois être difficile à interpréter.

Si les chefs de projet (et les autres personnes en charge d'un projet) peuvent avoir tendance à considérer les risques uniquement comme des menaces, ce n'est pas toujours le cas.

Comment gérer le risque ?

Pour commencer à gérer les risques, vous devez d'abord vous demander comment identifier les problèmes dans la gestion de projet, et avoir une compréhension claire et exacte de la livraison attendue de votre projet. En d'autres termes, créez un document de projet clair qui comprend la vision, les objectifs, la portée et les résultats attendus de votre projet, afin de vous aider à identifier les problèmes potentiels. Avant le début du projet, il est important que les gestionnaires de projet identifient les risques et tiennent prêt un plan pour faire face aux problèmes lorsqu'ils se présentent. Puisque les gestionnaires de projet devront traiter les problèmes, un processus planifié doit être conçu avant le début du projet.

De cette manière, les risques peuvent être reconnus à chaque étape du projet. Vous voudrez faire participer votre équipe à la reconnaissance des risques le plus tôt possible.

N'ayez pas peur de solliciter l'aide des autres membres lorsqu'il s'agit de reconnaître et de hiérarchiser les risques. De nombreux chefs de projet se contentent d'envoyer un courriel à leur équipe ou à un membre du projet, en leur demandant de leur communiquer tous les éléments qui, selon eux, pourraient mal tourner sur le projet.

Cependant, une séance d'identification des risques avec l'ensemble de l'équipe de projet, les représentants de votre client et les fournisseurs vous aidera à mieux cerner les risques du projet.

Vous voudrez garder une trace des problèmes liés au projet et de chaque risque que vous définissez. L'utilisation d'un modèle de suivi des risques peut vous aider à hiérarchiser le niveau de risque. Ensuite, élaborez un plan de gestion des risques pour documenter les impacts négatifs et positifs du projet, ainsi que les activités que vous entreprendrez pour y remédier.

Vous voudrez également prévoir des réunions régulières pour garder un œil sur les risques ou les conflits au fur et à mesure de l'avancement de votre projet. La gestion du temps sur le lieu de travail est cruciale. La transparence est essentielle, et vous ne pouvez pas vous en passer.

Cinq (5) étapes doivent être suivies pour résoudre les problèmes des projets en cours sous gestion des risques     

1. Planifier la gestion des risques - en décrivant la méthodologie de gestion des risques à utiliser.

2. Identifier le(s) risque(s) - dresser une liste des événements imprévus probables qui pourraient avoir un impact sur le résultat du projet.

3. Effectuer une analyse des risques ou une analyse des causes profondes - Afin d'identifier les causes dans un projet, vous devez vous demander comment effectuer une analyse des causes profondes. Il s'agit essentiellement d'une analyse numérique, qui évalue la probabilité d'occurrence du risque et son impact potentiel (qualitatif) sur les résultats du projet (quantitatif). L'analyse des causes profondes est un outil important qui permet d'identifier et de localiser la cause exacte d'un projet. Elle est censée être effectuée avant le début du projet, afin qu'un plan approprié puisse être conçu pour y faire face lorsqu'ils se présentent. 

4. Planifier la ou les réponses aux risques - créer des risques possibles et attendus pour augmenter l'effet positif ou diminuer l'effet négatif. (Très populaire auprès du Project Management Institute, New York)

5. Maîtriser le(s) risque(s) - achever tous les processus précédents à temps, identifier les nouveaux risques et évaluer le succès du processus de gestion des risques tout au long du projet.

Inclure la gestion des risques dans votre projet

Comment trouver une solution aux problèmes d'un projet ? La première règle pour résoudre les problèmes des projets en cours est la réussite de la gestion des risques du projet. Vous ne profiterez pas de tous les avantages de cette méthode si vous ne mettez pas correctement en œuvre la gestion des risques dans votre projet, qui peut vous aider à résoudre un problème dans la gestion de projet. Il s'agit de l'une des meilleures techniques de résolution de problèmes pour les gestionnaires de projets. La gestion des risques vous prépare à faire face aux problèmes lorsqu'ils se présentent. Chaque projet comporte certains risques et s'ils sont déterminés à l'avance, la probabilité de réussite du projet augmente.

Dans les entreprises, on peut trouver une variété de mauvaises pratiques. Certains projets ne prennent aucune mesure de gestion des risques et deviennent vulnérables à la question des problèmes inattendus. Soit ils sont inexpérimentés et mènent leur premier projet, soit ils sont certains qu'il n'y aura aucun danger dans leur projet (ce qui, bien sûr, ne peut pas être vrai).

Certaines personnes ont une confiance aveugle envers le chef de projet ou l'équipe. La gestion des risques est un élément du fonctionnement quotidien des entreprises professionnelles, et elle est abordée lors des réunions de projet et de la formation du personnel. C'est pourquoi la gestion des risques sera toujours importante dans la gestion de projet.

Planifier et exécuter les réactions aux risques

L'action qui apporte véritablement une valeur ajoutée à votre projet est la mise en œuvre d'une réponse aux risques. Alors, comment lancer des actions pour résoudre des problèmes dans un projet ? Soit vous empêchez une menace de se produire, soit vous en réduisez les conséquences négatives. On ne saurait trop insister sur l'importance de l'exécution. Les autres directives vous ont aidé à cartographier, hiérarchiser et comprendre les risques.  

Cela vous aidera à développer une stratégie de réponse aux risques solide qui met l'accent sur les grandes réussites pour résoudre un problème dans la gestion d'un projet. Les problèmes peuvent survenir à tout moment dans un projet. Pour vous aider à résoudre avec succès un problème dans la gestion de projet, vous devez avoir un plan d'action approprié. Cette étape est idéalement préparée avant le début du projet.

En ce qui concerne les menaces, vous avez trois choix : éviter les risques, les minimiser ou les accepter. Éviter les risques consiste à organiser votre projet de manière à ce que vous et votre équipe ne couriez pas le risque d'en rencontrer un.

Cela peut impliquer de changer de fournisseur, d'adopter une nouvelle technologie ou d'annuler un projet en cas de risque mortel. L'argent dépensé sur une initiative sans espoir est un mauvais investissement.

Suivre les résultats après la résolution des problèmes rencontrés lors du travail sur un projet

Il est important de suivre les résultats lorsque l'on travaille sur un projet. Le suivi des résultats vous aide à déterminer si vous êtes sur la bonne voie ou non. Chaque projet est divisé en étapes ou jalons. Un chef de projet doit surveiller et examiner les résultats à l'issue de chaque étape.

Avant tout, la gestion efficace des projets et des risques associés nécessite une base solide de compétences en gestion de projet. À chaque étape, vous devez être capable d'effectuer le suivi des résultats. Vous vous demandez peut-être encore comment contrôler les résultats des actions entreprises après la résolution d'un problème lorsque vous travaillez sur un projet ? L'obtention d'un certificat ou d'un diplôme d'études supérieures en gestion de projet est l'un des moyens idéaux d'améliorer ces capacités, en plus de la pratique, de la mise à jour des tendances du secteur et de la participation à des ateliers et des séminaires.

Les personnes chargées d'un projet mais qui manquent de formation professionnelle tireront un grand profit d'un statut d'étudiant en gestion de projet ; cependant, les personnes travaillant actuellement dans le secteur peuvent profiter de l'affinement de leurs compétences.