Suivi du projet dans la gestion de projet

Qu'est-ce que le suivi de projet ?

Qu'est-ce que cela signifie de suivre et de contrôler les travaux d'un projet ? Le suivi d'un projet désigne simplement les mesures prises par un chef de projet ou un contrôleur pour s'assurer que les travaux en cours sont effectués avec précision et dans le respect du budget.

Pourquoi surveiller un projet ?

Vous devez savoir comment assurer le suivi d'un projet. Cela implique de procéder constamment à des contrôles au fur et à mesure de la mise en œuvre de vos plans de travail. Ces contrôles vous donnent une idée de l'état actuel de votre travail. Il révèle certaines failles dans votre plan que vous n'aviez pas envisagées lors de la planification.
Le suivi vous donne des indications qui vous aident à réduire les risques. Il vous permet de savoir si le processus d'exécution de votre plan est rentable et sans gaspillage. Il vous montre les progrès que vous avez réalisés jusqu'à présent. Et, oui ! Il vous révèle les forces et les faiblesses de l'équipe avec laquelle vous travaillez.

Voyons maintenant comment vous pouvez suivre votre projet. 

Moyens et méthodes de contrôle 

Engager un institut de gestion de projet

Si vous disposez de suffisamment de fonds pour cela, nous vous suggérons d'engager un institut de gestion de projet réputé pour superviser les travaux. Vous pouvez également faire appel à des professionnels de la gestion de projet. L'objectif final est que ces professionnels surveillent vos travaux avec la meilleure expertise possible. 

Maintenant, comment pouvez-vous être sûr qu'un institut de gestion peut effectuer un suivi approprié ? Bonne question ! Tout d'abord, demandez la certification ou la licence pmp de l'institut ou du professionnel. Cette licence témoigne d'une forme d'intégrité et atteste qu'ils ont été agréés par une autorité compétente. 

Vous pouvez également vérifier en ligne et lire les avis/réactions laissés sur l'institut par d'anciens clients. Visitez également le bureau du professionnel et demandez-lui comment il peut vous aider à surveiller et à gérer les risques. C'est à partir de leurs réponses que vous pourrez déterminer leur niveau de compétence.

Utilisez des logiciels et des applications de gestion de projet

La technologie a rendu le suivi des projets beaucoup plus facile et bien organisé aujourd'hui. Avec l'aide de l'intelligence artificielle, vous pouvez désormais cartographier votre projet. Recevez des suggestions sur les risques probables, recevez des notifications programmées, surveillez votre chantier et recevez des suggestions pour résoudre les problèmes. 

Parlons de trois de ces logiciels innovants. 

Isabella de KnightSpear

Isabella est un chatbot super intelligent pour la gestion de projets informatiques. Il a été développé par KnightSpear Inc. Un système de gestion de projet ludique et social. 

Isabella permet aux équipes de projet de communiquer plus facilement et de suivre l'avancement des travaux sur l'application KnightSpear. Cette intelligence artificielle (IA) permet de filtrer et d'afficher les tâches en retard, le prochain élément du planning et les messages non lus. En outre, Isabella propose aux utilisateurs des questions amusantes, des conseils quotidiens et des idées de gestion des risques. 

Airtable

Airtable est un espace de travail standard de gestion de projet en ligne. Cette application permet aux chefs de projet de surveiller très efficacement une tâche en cours. Elle fournit des icônes et des champs à cliquer qui permettent aux membres de l'équipe de communiquer. Cette application permet également aux gestionnaires de fixer des délais ou des échéances, de noter le travail effectué, de suivre l'avancement des tâches et de faire des commentaires. 

La beauté de cette application est qu'elle permet une communication générale et des discussions privées via l'option "tagging". En outre, pour une communication plus rapide, Airtable envoie tous les messages qui concernent un membre particulier de l'équipe à son adresse électronique. 

Google Workplace 

Google Workplace est un outil de collaboration en ligne. En d'autres termes, il s'agit d'un lieu de travail virtuel où les entreprises et les institutions peuvent planifier des projets, créer des calendriers, attribuer des tâches et suivre l'évolution du travail d'équipe.

Cet outil est doté d'une solution de sauvegarde cloud qui vous permet de conserver le travail effectué en ligne. Elle vous permet en outre de partager vos progrès avec d'autres personnes. D'où la disponibilité d'outils intégrés tels que Google Meet, Google Docs, Google Agenda, Gmail et Google Drive.

Contrôlez vous-même votre projet

Et si le suivi et la gestion sont votre truc, ou si vous pensez que faire le travail vous-même vous permettra de le faire plus facilement, c'est parfait aussi. Toutefois, veillez à agir avec compétence et à respecter les erreurs honnêtes de vos coéquipiers.

Alors, n'hésitez pas à vous rendre sur votre lieu de travail maintenant et à prêter attention à votre personnel pendant qu'il travaille. Écoutez leurs conversations. Interrogez votre équipe sur l'avancement des travaux, demandez un rapport d'avancement des travaux, étudiez ces rapports et assurez-vous que vos plans initiaux sont dûment mis en œuvre. Vous aurez ainsi une vue d'ensemble de ce que vous avez pu réaliser jusqu'à présent et, bien sûr, vous saurez ce que vous devez faire ensuite.