Qu'est-ce que le rapport d'état du projet et pourquoi est-il important de le présenter à un client ?

Comme son nom l'indique, un rapport sur l'état d'un projet est constitué de données factuelles sur le plan de travail qui vous a été confié. Il s'agit d'un moyen de communication entre un chef de projet, son équipe, et le client. Un rapport sur l'état d'avancement du projet permet à votre sponsor et aux autres parties prenantes de se tenir au courant des progrès réalisés jusqu'à présent, des risques et des problèmes auxquels vous êtes confronté, ainsi que des résultats attendus.

Les chefs de projet ne peuvent pas prouver leurs compétences en matière de gestion s'ils ne savent pas comment présenter l'état d'avancement de leurs projets. Au lieu de discuter des tâches individuelles et des détails techniques monotones, votre présentation donnera un bref aperçu de l'avancement global. En bref, votre présentation sert de modèle pour contrôler l'avancement d'un projet et planifier votre stratégie de gestion du temps et des risques.

Stratégies pour présenter le rapport d'état d'un projet à un client

Lorsqu'ils présentent le rapport de projet à quelqu'un, la plupart des gens, même les gestionnaires chevronnés, commencent à bégayer. Pour exposer votre rapport d'état de projet tout en gardant le contrôle de vos nerfs, vous devez :


Créer un rapport de suivi de projet

Pour présenter le rapport d'état d'un projet, la première chose à faire est de créer un rapport de suivi de projet. Il vous aidera à obtenir une mise à jour de l'état d'avancement en temps réel et à suivre la progression de votre projet. Vous n'avez rien à présenter si vous n'avez pas préparé votre rapport de suivi de projet.


Se familiariser avec les outils de gestion de projet

Un chef de projet doit disposer d'un logiciel de gestion de projet pratique. Les outils de gestion de projet sont d'une grande aide lors de la création et de la présentation de rapports d'état de projet. En outre, un journal numérique de chantier vous aidera à enregistrer la production des membres de votre équipe.

Présentez brièvement votre processus de gestion

Faites savoir à votre client quelle est votre stratégie de gestion de projet. Gardez à l'esprit que vous communiquez avec votre client, qui peut ne pas être au courant des aspects techniques du projet, alors faites en sorte que votre message soit cohérent et compréhensible. Expliquez à votre public comment et pourquoi ce processus a fonctionné dans des projets précédents et vous donnera les mêmes résultats.

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Résumez l'avancement du projet

Ne faites pas de votre présentation un exercice abrutissant pour le public. N'abordez que les points clés au lieu d'entrer dans des détails inutiles. Présentez les objectifs, les étapes franchies, les problèmes rencontrés au cours du processus et votre stratégie pour les atténuer.


KPI et statut RAG

La meilleure et la plus courante façon de présenter les indicateurs clés de performance de vos projets est le statut RAG. Chaque projet a des objectifs et lorsque vous présentez l'état d'avancement de vos projets, vous devez comparer ces objectifs avec les progrès actuels. En utilisant le système RAG “Red/Amber/Green” (feux de signalisation rouge, orange, vert) comme KPI, vous informez les parties prenantes ;

- Red/Rouge - le problème affecte la santé du projet et nécessite une rectification immédiate.

- Amber/Orange - pas évident mais on s'attend à ce que certains problèmes créent des obstacles et que des mesures de précaution soient prises pour atteindre les résultats requis.

- Green/Vert - tout se passe bien. Aucun danger apparent ou potentiel.


Répétez avant la session proprement dite

Rassemblez un groupe de volontaires et effectuez des séances d'entraînement devant eux. Laissez-les poser toutes les questions qui leur viennent à l'esprit, afin que vous puissiez vous préparer à toute situation inattendue pendant la session réelle. Demandez-leur de souligner les zones d'ombre de votre démonstration afin que vous puissiez vous améliorer.


Utiliser le modèle de rapport d'état

Que vous soyez un vétéran ou un chef de projet en phase de recrutement, vous ne pouvez pas passer tout votre temps à rédiger un rapport d'état de projet. Que vous aimiez travailler sur Excel ou sur Word, un modèle de rapport de projet deviendra votre meilleur allié lors de la présentation du rapport d'état. Il est assez facile de trouver et de télécharger un modèle de rapport dont vous avez besoin sur Internet.


Créer une vidéo sur les étapes du projet

Les vidéos et les images sont un bon moyen d'expliquer l'état d'avancement de votre projet à un client. Outre les diagrammes de Gantt et les statistiques, vous devez agrémenter votre présentation d'images d'étapes et de courtes vidéos. Il est assez facile de créer une vidéo d'étape de projet à partir d'images fixes.


S'attendre à des questions de la part du client

Vous ne savez pas ce qui se trame dans l'esprit de votre public et quelles questions il pourrait poser lors de la session de présentation. Vous pouvez cependant spéculer sur les questions qui sont plus susceptibles de venir de votre client.
Chaque client cherche à obtenir des éclaircissements sur quelques préoccupations majeures et les plus courantes qui sont les suivantes :

  • Quel est votre plan pour terminer le projet à temps ?
  • Quelle est votre stratégie de gestion des risques ?
  • Que ferez-vous pour limiter les retards imprévus dans le projet ?


Il y a des chances qu'ils posent des questions auxquelles vous ne pouvez pas répondre tout de suite. Pas besoin de vous tuer. Vous pouvez prendre un peu de temps à votre client et lui donner un délai pour répondre à ses questions en suspens.
Présenter l'état d'avancement d'un projet est une partie essentielle de la gestion de projet. Qu'il s'agisse de votre projet en cours ou d'essayer de convaincre un client potentiel, la seule façon de gagner sa confiance est de présenter le rapport d'avancement du projet.