Pourquoi le contrôle d’un projet est-il si important ?

Les étapes du contrôle de projet

Nous avons mentionné précédemment que le contrôle des projets comporte des étapes. Nous allons voir quelles sont ces étapes et pourquoi elles sont importantes.

Anticiper les risques du projet - Phase de planification

Pourquoi devriez-vous planifier ? La réponse se trouve dans cet adage populaire qui dit : "Celui qui ne planifie pas prévoit d'échouer". Vous devez donc créer un calendrier pour tout ce que votre projet englobe. Votre calendrier doit inclure tous les jalons et toutes les étapes que vous souhaitez accomplir avant la fin de votre projet. C'est une étape où vous devez réfléchir avec votre équipe sur les points suivants :

• Anticiper les risques du projet

• Attribution des tâches aux membres de l'équipe 

• Le coût nécessaire à la réalisation du projet 

• Fixation des modes de rectification 

La phase de planification est importante car elle vous donne une vue d'ensemble de la portée de votre projet. Elle vous donne également une idée de ce qu'est le processus de travail et de la meilleure approche à adopter. La planification vous aide à détecter les risques du projet et à ne pas rester bloqué ou désemparé pendant que vous travaillez.

Phase d'exécution

Après la planification, il faut passer à l'action. À ce stade, vous voulez actualiser vos prévisions. Vous voulez commencer à faire les choses. S'il s'agit d'un travail à grande échelle et que vous le faites avec une équipe, c'est à ce moment-là que vous commencez à surveiller vos employés comme un faucon. Vous supervisez et vous vous assurez que vos employés ou coéquipiers travaillent conformément à votre plan initial.

Cette étape vous permet de vérifier l'efficacité et la précision du travail. C'est également un bon moyen d'étudier vos travailleurs et de savoir avec qui vous souhaitez continuer à travailler.

État d'avancement du projet et rapport au client 

Il est important de tenir votre client informé de l'avancement du projet. Vous devez donc savoir comment présenter l'état d'avancement d'un projet à un client. En outre, un bon rapport d'état de projet doit comporter les ingrédients suivants :

• Un avis programmé au client 

• Un nom ou un titre 

• Un résumé concis de l'état actuel de la tâche. 

• Montrez les risques et les problèmes rencontrés jusqu'à présent. Indiquez également comment vous comptez résoudre le problème. 

• Un pointeur vers le prochain jalon 

• Un champ pour recueillir les réactions ou les commentaires du client. 

Après avoir envoyé ce rapport, assurez-vous de créer des barres visuelles de progression du travail pour permettre un suivi facile du travail. Par exemple, vous pouvez utiliser des couleurs : vert pour "bon à tirer", orange pour "projets à risque" et rouge pour "état critique de la tâche". Mais assurez le client que tout est sous contrôle, même les risques.

Suivez l'état d'avancement de votre projet

Vous avez maintenant accompli un travail considérable et tout à fait correct. Mais les résultats que vous voyez sont-ils ceux que vous aviez prévus au départ ? Au fur et à mesure de l'avancement de votre projet, vous devez demander à votre équipe un rapport sur l'état du projet et un retour d'information. Vous devez donc continuer à suivre l'évolution de votre projet à des intervalles précis.

Cette étape du contrôle du projet vous donne une autre chance de procéder à une double vérification. Elle vous permet de savoir si vous progressez ou non. C'est également une étape où vous déterminez si l'approche que vous appliquez pour résoudre les problèmes de votre projet est rentable ou non.

Ces contrôles de projet mettent en évidence les points faibles de votre projet. Ils vous donnent ainsi des indications utiles que vous pouvez utiliser pour le renforcer.

Phase de réparation et de prévention

Puisque vous avez déjà planifié ce projet. Vous ne devriez pas avoir de problème à relever certains des défis que vous avez découverts lors des étapes de vérification de l'avancement du projet. Vous connaissez déjà les risques. Et c'est là que vous puisez dans votre boîte à outils pour fixer les imprévus.

C'est également l'étape où vous empêchez la réapparition de ces risques et défis à l'avenir.

Phase de finition / d'achèvement

C'est l'étape finale. Une étape où vous regardez votre projet et voyez un travail bien fait. Mais ne vous empressez pas de clore le projet. Vous devriez essayer d'obtenir un deuxième avis, notamment auprès d'un organisme ou d'un professionnel de la gestion de projet.

Vous pouvez également confier votre projet à un institut de gestion de projet de confiance. Ils peuvent vous aider à prendre en charge votre projet du début à la fin.

Vous pouvez également surveiller la performance de votre projet en utilisant un logiciel de gestion de projet. Des logiciels tels que Airtable, planradar , Time Management, diagramme de Gantt, et les dépendances des tâches peuvent être utiles. Certains logiciels vous permettent même de noter vos employés et de les rémunérer pour les heures de travail effectuées dans l'application.

Ces logiciels vous permettent de suivre l'efficacité de vos employés, la réussite de votre projet et éclairent vos décisions.