L'importance des réunions de suivi de projet

Les réunions de suivi du projet permettent aux chefs de projet de suivre l'évolution du projet grâce aux mises à jour des membres de l'équipe

Les réunions de suivi du projet permettent aux gestionnaires de projet d'évaluer les informations recueillies auprès des membres de l'équipe. Elles aident les gestionnaires de projet à évaluer ce qui a été réalisé à ce jour et à le comparer aux activités qui ont été programmées. Elles permettent aux chefs de projet d'évaluer les problèmes existants et les zones de risque du projet, de communiquer des informations importantes et d'obtenir une réponse immédiate. Ces réunions sur l'état d'avancement du projet contribuent à résoudre le problème de communication qui découle de l'hypothèse ou de la perception selon laquelle "tout le monde comprend ce qui se passe dans ce projet". Parce qu'ils sont préoccupés par leurs tâches, de nombreux membres de l'équipe ne sont pas au courant.

Les réunions de suivi du projet permettent de discuter de l'état du projet en tant que groupe et de trouver des solutions

Les réunions de suivi de projet peuvent être utilisées pour évaluer correctement les informations sur l'état du projet recueillies auprès des membres de l'équipe. D'autre part, les gestionnaires de projet peuvent tirer le meilleur parti de ces sessions s'ils peuvent utiliser les connaissances collectives du groupe pour résoudre les problèmes. Les réunions de ce type doivent être utilisées pour autre chose que la simple collecte d'informations et leur examen.

Si vous pouvez discuter des idées en équipe et évaluer les progrès, ces sessions peuvent apporter une valeur significative au projet. Les gestionnaires de projet peuvent ainsi vérifier que tous les membres de l'équipe réunis dans la salle de réunion reçoivent des informations exactes et travaillent ensemble pour résoudre les problèmes.

Les réunions de suivi du projet aident les gestionnaires de projet à établir la responsabilité et la transparence tout au long du projet

Les réunions d'évaluation de l'avancement du projet peuvent prendre de nombreuses formes, notamment des réunions en personne et des conférences téléphoniques. Cependant, vous devez organiser des réunions d'examen de l'état d'avancement du projet au cours desquelles tous les membres de l'équipe sont présents en même temps.  

Cela contribue à la responsabilisation et à l'ouverture du projet. Si les membres de l'équipe savent qu'ils devront reconnaître leur manque de progrès devant leurs pairs, ils seront plus motivés et s'assureront de terminer leurs tâches à temps.

Résumer, créer un ordre du jour, documenter le compte rendu de la réunion et créer un plan d'action ne suffit pas à faire avancer les choses. Lorsque les participants retournent à leur bureau, ce qui se passe après la réunion détermine la portée des sujets de discussion et des mesures à prendre. Comme les participants sont occupés par leurs activités quotidiennes, les points d'action sont relégués au bas de leur liste de tâches, voire entièrement omis. 

Le responsable de l'action se préoccupe de ses obligations personnelles et professionnelles, l'environnement dans lequel il travaille change, de nouvelles tâches apparaissent et les priorités changent, ce qui retarde l'exécution des actions. 

Le chef de projet doit être agile car il doit s'assurer que toutes les personnes présentes comprennent l'importance des actions et travaillent vers un objectif commun. Il est essentiel de préciser les attentes pour chaque action (détermination de l'ordre du jour), y compris une explication claire du résultat attendu, des dates d'échéance et des responsabilités. Une fois que les choix ont été faits, l'adhésion des participants ou des personnes est essentielle.