Définir les jalons du projet : Comment cela aide à la gestion de projet

Identifier les jalons du projet

Les jalons (ou milestones) du projet servent de marqueurs à chaque fois qu'une phase spécifique du projet a été achevée. Cela vous aidera, vous et votre équipe, à identifier l'état d'avancement de votre projet. Il s'agit essentiellement d'une liste de contrôle des principales tâches à accomplir, qui vous aide à mieux gérer votre projet.

Les jalons décrivent un événement important dans la chronologie du projet. Chaque jalon marque une étape réussie de la progression. Chaque réalisation d'un jalon peut être considérée comme une "petite victoire" et montre que le projet progresse.

Importance des jalons du projet sur la gestion du projet

La planification est la partie la plus cruciale de la gestion de projets. La façon dont vous et votre équipe gérez et planifiez déterminera si le projet sera un succès ou non. C'est pourquoi vous devez disposer de tous les outils qui vous aident à gérer efficacement les projets, dont les jalons (milestones). 

Suivre le calendrier du projet

Un grand projet doit avoir un calendrier planifié et établir les dates d'échéance des tâches dès le début. Créer des milestones tout au long de la durée du projet revient à disposer d'un tableau de planification. Il vous guide, vous et votre équipe, pour progresser dans les délais prévus. Un jalon est assorti d'une date limite, ce qui donne un calendrier spécifique pour chaque tâche à accomplir. Cela facilite la gestion du temps.

Donne un aperçu de l'évolution générale

Il est important de planifier et de créer des jalons dans chaque phase du projet car cela fournit une base pour l'évaluation de la progression globale. Créer des jalons revient à diviser l'ensemble du projet en petits morceaux. De cette façon, vous pourrez facilement voir les tâches simples et les petites réalisations de votre équipe. Chaque fois qu'un milestone est atteint, vous pouvez ajouter un pourcentage à l'achèvement de la progression. Cela vous permet de suivre facilement l'état général de votre projet. 

Valider l'état actuel du projet

Les jalons achevés servent de preuve que le projet progresse. Cela vous permet d'avoir quelque chose à communiquer à vos parties prenantes, équipes et clients sur les réalisations du projet. 

Travaille sur des objectifs spécifiques

Travailler sur un projet de grande envergure et de longue haleine peut être accablant. Vous pouvez avoir l'impression d'avoir une grande quantité de travail devant vous. C'est l'une des façons dont les milestones deviennent utiles, car si vous décomposez les tâches et faites les choses étape par étape, vous et votre équipe pourraient travailler à un rythme approprié et ne pas être submergés. Cela diminue le stress que les membres ressentent lorsqu'il y a trop de charge de travail et de pression. Cela garantit également que la qualité de leurs travaux n'est pas compromise. Fixez des objectifs spécifiques qui s'additionnent au fur et à mesure des progrès réalisés jusqu'à ce que vous atteignez l'objectif principal. 

Offrir la responsabilité et motiver les membres de l'équipe

Chaque fois que vous créez un jalon, une personne ou une équipe est désignée pour diriger ou gérer cette tâche. Lorsque vous leur confiez des tâches ou une partie à gérer, vous donnez confiance aux membres de l'équipe. Le travail d'équipe et la responsabilité sont maintenus. Lorsque le moment est venu de franchir une étape, toute l'équipe a également quelque chose à fêter. Les petites victoires constantes ne manqueront pas de motiver les membres de l'équipe.

Identifier rapidement les risques, les questions et les problèmes

Les milestones sont fixés avec des délais qui ont été soigneusement planifiés. Ainsi, lorsque l’un d’entre eux est retardé, cela peut servir d'indicateur précoce que quelque chose ne va pas. Vous pouvez facilement regarder dans ce jalon spécifique et vérifier quel est le problème. Ainsi, vous pouvez rapidement le signaler aux parties prenantes, aux responsables et au reste de l'équipe afin de planifier avec eux la manière de résoudre le problème et de prévenir d'autres risques.

Exemple d'un jalon de projet

Les jalons de projet sont souvent utilisés pour les projets de longue durée, comme la construction de bâtiments. Ce type de projet nécessite certainement une durée d'au moins deux mois à quelques années avant d'être achevé. Pour cette raison, il est très important de créer des jalons afin que les équipes impliquées soient en mesure de suivre constamment les derniers progrès. Voici plusieurs exemples de jalons pour un projet de construction de bâtiment :

• Collecte des fonds

• Nommer les parties prenantes

• Approbation de la conception du bâtiment

• Sélection de l'emplacement du site

• Affectation d'un contractant

• Approbation des contrats

• Désignation des équipes

• Attribution des tâches

• Commencer la construction

• Lancement d'annonces marketing

La création d'un milestone pour chaque phase du projet donne des indications sur les tâches à gérer et les domaines sur lesquels il faut se concentrer. Ensuite, l'achèvement de celui-ci fournit une base pour évaluer l'état d'avancement du projet. La création de jalons de projet peut être un défi, mais vous ne devez pas vous inquiéter, car à l'heure actuelle, cette tâche peut être facile : il existe plusieurs logiciels sur Internet qui peuvent vous fournir un modèle gratuit et une configuration automatique du diagramme de Gantt. La seule chose qui vous reste à faire est de cliquer et d'insérer les données de votre projet.