Rapports sur l'état d'avancement des projets : Inclusions et exemples de modèles

Un rapport sur l'état d'un projet présente l'avancement d'une activité à la direction de l'équipe selon un certain calendrier. L'objectif est d'informer en permanence les personnes clés, telles que les parties prenantes, le chef de projet et les autres membres de l'équipe, de l'état d'avancement du projet afin qu'ils puissent suivre le développement et identifier les problèmes ou les risques à venir. La création d'un rapport de suivi de projet peut s'avérer difficile, mais un logiciel numérique ou l'utilisation de modèles vous facilitera grandement la tâche.

Que faut-il inclure dans le rapport sur l'état d'avancement de votre projet ?

Rapport et présentation des travaux réalisés dans la semaine.
Ce que vous prévoyez d'inclure ensuite.
Les problèmes, risques ou questions rencontrés et la manière dont ils sont résolus.
Audit budgétaire.
Mise à jour du calendrier.

Gestion des tâches

Suivez les missions de l'équipe et enregistrez les tâches qu'elle a accomplies. Le téléchargement d'une photo ou d'une vidéo de la tâche terminée est une bonne pratique. En outre, le chef de projet peut ajouter des commentaires ou créer de nouveaux bons de travail si nécessaire pour mettre à jour la charge de travail des membres de l'équipe.

Résultats souhaités

Revenez toujours aux objectifs à court et à long terme du projet pour suivre les progrès qui mènent au résultat souhaité. Cela aidera l'équipe à planifier et à donner les actions qui doivent être faites.

Questions actuelles

Soyez transparent avec les membres de l'équipe sur les problèmes qui se posent et les risques. Il est préférable d'en discuter avec eux et de leur demander de partager leurs idées de solution. Une résolution en équipe est plus efficace pour résoudre de tels cas.

Audit budgétaire

Les fonds sont l'un des facteurs les plus cruciaux dans un projet de construction. C'est pourquoi une vérification constante des dépenses et des fonds supplémentaires est très importante pour connaître le dernier état du budget.

Mise à jour du calendrier et des échéances

Fixez un calendrier actualisé et une date limite pour les travaux afin que les membres de l'équipe soient en mesure de hiérarchiser les tâches qui doivent être gérées en premier. Encouragez les membres de l'équipe à demander de l'aide si nécessaire. Le temps est crucial dans tout projet car il affecte des variables majeures telles que les fonds.

Exemple de modèle de rapport d'avancement d'un projet général

Nom et lieu du projet
Date de l'enregistrement
Objectifs : Identifier si les objectifs sont atteints, ou non atteints.
État du projet : Fournissez une description résumée de l'état du projet et indiquez s'il est en cours, retardé ou à risque.
Jalons (milestones) pertinents : Incluez les étapes significatives du travail.
Défis rencontrés : Rapportez les inconvénients et les solutions apportées.
Liste des dépenses du budget
Calendrier : le calendrier hebdomadaire est-il respecté et les travaux sont-ils effectués à temps ?

Modèles de rapports sur l'état d'avancement des projets d'entreprise (GRATUITS)

Découvrez ci-dessous quelques modèles de rapports d'étape fonctionnels mais simples. Pour commencer, veuillez faire une copie en cliquant sur Fichier > Faire une copie dans le menu.

Modèle de rapport d'étape hebdomadaire de gestion de projet dans Google Sheets

source : https://blog.coupler.io/project-status-report-template/

Autres exemples de modèles

D'autres modèles peuvent être trouvés dans un logiciel appelé PlanRadar. Un modèle prêt à l'emploi aidera les membres de l'équipe ou le chef de projet à créer un document structuré et détaillé en fonction de ce qui doit être rapporté. Cela permettra également d'assurer la cohérence de la documentation du projet et d'éviter les doublons et les données manquantes.

Modèle de rapport de base

Ce modèle est le plus basique ; le rapport se fait par une description sommative du développement et est généralement lu par le public. Des fichiers peuvent être téléchargés et des attributs peuvent être insérés.

Modèle de journal quotidien

Le plan de ce modèle est composé d'informations quotidiennes pertinentes telles que la liste de l'équipe du jour, le travail accompli, l'état des équipements, les livraisons de matériaux, les visiteurs et même les conditions météorologiques.

Procès-verbal de la réunion

Organisez les points clés d'une réunion, ses participants et le résumé de la discussion.

Inspection des bâtiments

Un plan marqué par des éléments est le moyen le plus efficace d'enregistrer les détails nécessaires. Suivez un code de couleur pour les éléments (exemple : orange pour “en cours”, rouge pour “retardé” et vert pour “terminé”).

Modèle de rapport d'accrochage

Un accroc est un inconvénient inattendu, qui peut entraîner un risque pour le développement. Il doit être immédiatement enregistré et des preuves telles qu'une photo ou une vidéo doivent être téléchargées. Les rapports d'incident permettent de conserver les preuves de ces inconvénients en un seul endroit.