Comment créer le meilleur rapport de suivi de projet ?

Collectez des données dès le début

Le temps est l'une des caractéristiques les plus importantes à prendre en compte lors du suivi de votre projet. Le compte à rebours des étapes du projet commence dès le jour 1. Il est important de documenter les données pertinentes, et même les plus basiques, dès le début. En effet, l'état initial du projet sera la meilleure donnée pour vous aider, vous et l'équipe, à comparer les progrès réalisés après un certain temps. Toutes les informations que vous aurez obtenu depuis le premier jour seront celles dont vous aurez besoin pour rédiger votre rapport de suivi du projet.

Une fois que vous avez vos données initiales, il est tout aussi important de continuer à documenter les informations relatives à votre projet. Il est fortement recommandé que vous, ainsi que les responsables et les membres de l'équipe, enregistriez quotidiennement les détails du projet. Vous pouvez penser qu'il s'agit d'une tâche fastidieuse qui peut prendre beaucoup de temps, mais cette tâche de consignation des données quotidiennes peut en fait être facile et simple grâce à un journal de chantier numérique. Il s'agit d'un outil logiciel gratuit que les chefs de projet et les membres de l'équipe désignée peuvent utiliser pour enregistrer les données en temps réel. Les données saisies peuvent être leurs derniers travaux, les tâches achevées, les problèmes rencontrés, la gestion du budget, les ajustements du calendrier et d'autres événements importants.

Faites un rapport hebdomadaire sur le dernier état du projet

Demandez aux membres de votre équipe d'enregistrer quotidiennement les détails du projet. Ensuite, compilez les informations, créez-en un résumé et analysez les progrès réalisés avant la fin de la semaine. Comparez toujours vos données de la base de référence aux plus récentes afin de pouvoir suivre les améliorations de l'avancement. Établissez un calendrier au moins une fois par semaine pour rendre compte du dernier état du projet. Cette pratique permet un suivi efficace de la progression. Elle permet également de fournir des mises à jour claires et cohérentes à l'ensemble de l'équipe, en particulier aux parties prenantes et aux responsables.

Ou suivre le calendrier des rapports de l'équipe

Il est préférable d'établir des rapports hebdomadaires, mais vous devez tout de même respecter le calendrier des rapports fixé par votre direction. En fin de compte, le suivi du projet dépend toujours du type de projet traité. Certains gestionnaires de projet fixent un calendrier mensuel, d'autres trimestriels ou annuels. Ce qui importe le plus, c'est que le rapport de suivi aide l'ensemble de l'équipe à suivre la progression et à évaluer l'état actuel du projet. Dans le même temps, il servira de canal de communication entre les parties prenantes, les responsables et les membres de l'équipe, afin qu'ils puissent planifier et gérer en conséquence.

Points clés à retenir lors de la rédaction de votre rapport de suivi de projet

Un rapport de suivi de projet est un élément crucial de la gestion de projet. C'est pourquoi il est très important de garder à l'esprit les caractéristiques que votre rapport doit contenir pour être sûr d'obtenir un excellent rapport.

Incorporez les détails simples

Incluez toujours des informations générales telles que le nom du projet, le type de projet, le responsable ou d'autres personnes clés, et tout autre détail de base pertinent concernant le projet. Ne pensez pas que toutes les parties prenantes connaissent déjà les faits : présentez-les à chaque fois.

Il est également important de les informer dès le début du type de rapport que vous allez présenter. Les rapports de projet peuvent être présentés selon un type plus spécifique, comme les rapports d'accrochage, la remise des travaux, la gestion des tâches, les inspections, les listes de contrôle ou le suivi du chantier. Un rapport de suivi de projet est le terme générique. Il s'agit de présenter des bribes d'informations provenant de toutes les spécificités mentionnées, à un niveau général, pour obtenir l'état global de votre projet.

Comparez les progrès passés et présents

Reprenez toujours l'historique de votre projet. C'est la raison pour laquelle il vous a été conseillé de suivre les progrès quotidiennement et de les résumer chaque semaine pour une comparaison plus aisée. De cette façon, vous aurez à comparer moins de détails par semaine, plutôt que si vous le faisiez chaque mois. Vous pouvez présenter les détails passés et présents au moyen d'un diagramme de Gantt pour une meilleure comparaison visuelle. Lorsque vous comparez les données, vous pouvez constater les améliorations de votre projet. En même temps, cela vous permettra de voir si une partie du projet ne progresse pas.

Créez un rapport concis

Veillez à ce que ce que vous présentez soit déjà le "résumé" du travail. Vous ne devez pas livrer tous les détails, accordez de l'importance au temps de votre équipe. Partez du principe qu'ils ont d'autres tâches à accomplir, il est donc essentiel que votre rapport soit aussi concis et complet que possible. Analysez les détails dont vous disposez et présentez simplement les résultats finaux du travail.

Soulevez les problèmes rencontrés

Outre les mises à jour constantes de l'avancement des travaux, l'une des raisons pour lesquelles les rapports de suivi de projet sont réalisés est d'identifier les problèmes le plus tôt possible. De cette façon, les équipes désignées peuvent être mises à contribution pour gérer le problème et prévenir d'autres dommages ou risques. Incluez toujours les problèmes inattendus rencontrés dans l'avancement des travaux.

N'oubliez jamais l'audit budgétaire

Incluez toujours le rapport de suivi du budget. Il est essentiel que la gestion du budget soit conforme au plan initialement prévu. Une dépense excessive du budget peut entraîner des problèmes à l'avenir. Les fonds doivent être contrôlés en permanence.

Vous avez encore des difficultés ?

La rédaction d'un rapport de suivi de projet peut s'avérer intimidante car il s'agit d'un travail essentiel pour s'assurer que l'avancement se déroule comme prévu. Si c'est vous qui êtes chargé de ce travail, gardez toujours à l'esprit que votre objectif principal est de tenir votre équipe informée des étapes importantes. Faites appel à la technologie pour vous aider à rédiger vos rapports.

Faites-vous aider par un logiciel

La rédaction de rapports peut être une tâche difficile et peut nécessiter un certain niveau d'esprit critique. C'est pourquoi la rédaction de rapports est généralement une tâche confiée à un responsable, car il possède l'expérience et la formation nécessaire. La plupart du temps, les données doivent être analysées au moyen d'Excel et présentées via un diagramme de Gantt. Cependant, avec les progrès technologiques, n'importe quel membre de l'équipe peut désormais créer un rapport : il suffit d'entrer les détails et les résultats globaux peuvent être automatiquement analysés.

Suivez un modèle

Si vous êtes déjà familiarisé avec la création de rapports, vous pouvez simplement suivre un modèle pour gagner du temps. Il est également recommandé d'utiliser un modèle structuré adapté à votre projet afin que la présentation des rapports soit organisée tout au long du processus.