دليل شامل على المعالم والمهام

فهم الإنجازات والمهام للرصد والتحكم الفعال في المشاريع باستخدام كاميرا تايم لابس من Enlaps

كمدير للمشروع أو إداري إذا كنت ترغب في مراقبة والتحكم في عمل المشروع، فإن فهم الفرق بين الإنجازات والمهام ضروري للرصد والتحكم الفعال في المشروع.

سوف يساعدك هذا المقال على فهم هذه المفاهيم وأهميتها في إدارة المشروع، مما يضمن لك استخدام الأدوات مثل كاميرا تايم لابس من Enlaps لتتبع المشروع بشكل أمثل.

تشير الإنجازات والمهام إلى تواريخ مهمة في جدول المشروع. بما أن المشروع النموذجي سيشمل العديد من الإنجازات والمهام الرئيسية، يجب على المهنيين في الإدارة أن يفهموا ما يفعله كل منها. 

قد يبدو الإنجاز والمهمة كأن لها نفس المعنى، ولكن لهما تأثيرات مختلفة جدًا على الأهداف طويلة المدى للمشروع.

إنجاز

فما هو إنجاز المشروع؟ إنه أداة إدارية لتحديد نقطة معينة في جدول المشروع الزمني. قد يتم استخدام الإنجاز للدلالة على بداية ونهاية المشروع وختام مرحلة كبيرة من العمل. قد يتم استخدام الإنجازات لتمثيل أي شيء قد بدأ أو اكتمل (مدته)، على الرغم من أنها غالبًا ما تستخدم كأداة للجدولة. 

يمكنك معرفة كيف يمكن أن يكون الإنجاز والمهمة مفيدين في الجدولة إذا ركز على الإنجازات الرئيسية في مشروع. تساعد الإنجازات مديري المشاريع في التخطيط والتنظيم وإنشاء وتنفيذ مراحل المشروع بنفس الطريقة التي تقسم بها المهام مشروعًا أكبر إلى أجزاء يمكن التحكم فيها.

عندما تنتهي من كل شيء ذي صلة بهذه المرحلة من المشروع، هو الجواب البسيط. فإن إكمال ميثاق المشروع، على سبيل المثال، يكون عادةً الخطوة النهائية في مرحلة بدء المشروع. هذه هي النقطة التي ستضع فيها أو تُنشئ إنجازك لإظهار أنك تقدمت من البدء إلى التخطيط.

ومع ذلك، اعتمادًا على مشروعك ومنظمتك وعوامل أخرى، قد يختلف الوقت الدقيق الذي ترغب في إنشاء أو إضافة إنجازاتك. من الأفضل دائمًا طلب النصيحة من الخبراء في الصناعة وأعضاء فريق عملك أو مشروعك. قد توفر لك النصيحة القليلة الآن الكثير من المتاعب في المستقبل.

مهمة

المهام هي مكونات صغيرة وقابلة للإدارة من مشروع أكبر. وهي تمثل الخطوات اللازمة لتحقيق أهداف المشروع.

تساهم كل مهمة في تقدم المشروع، ويمكن تقسيم المهام إلى مهام فرعية للإدارة بشكل أفضل. يتضمن إدارة المهام الفعالة إنشاء أحجام عمل معقولة، وتقييم التبعيات، والتواصل عبر الفرق.

يتطلب الإكمال الفعال لكل وظيفة على طول الرحلة لإنهاء المشروع بنجاح. الأقسام التالية تصف طرق إدارة المشاريع المختلفة التي قد تساعدك على تقسيم مشروعك وإدارة مهامك بفعالية. ​

عادةً ما يكون لدى فريق المشروع عدة أنشطة مخطط لها. سيتم تعيين كل عمل إلى عضو معين في الفريق، وسيكون هذا الشخص مسؤولاً عن أداء العمل في إطار زمني معين.

كتابة مقال (مثل هذا) أو تحديد موعد اجتماع هي أمثلة على المهام. يمكن تقسيم الأنشطة المعقدة والتي تستغرق وقتًا طويلاً إلى مهام فرعية أصغر للحصول على نتائج أكثر كفاءة. 

يجب تقسيم المشروع إلى مهام أصغر

تتضمن إدارة المهام إنشاء أحجام عمل معقولة، وتقييم تبعيات المهمة، وبالطبع، التواصل عبر الفرق لتجنب تكرار العمل أو العقبات.

لتجنب هذه المشاكل، ستحتاج إلى طريقة لتقسيم النواتج والأهداف عالية المستوى للمشروع إلى أنشطة محددة.

هيكل تقسيم العمل

الطريقة المعتمدة من دليل PMI لتقسيم المشاريع هي هيكل تقسيم العمل (WBS).

يجب عليك أولًا تقسيم المشروع إلى المنتجات الفعلية المطلوبة لتقديم النتيجة النهائية أو المنتج إلى العميل لمعرفة كيفية تقسيمه إلى مهام.

إذا كنت تقوم بتصنيع دراجة جبلية، على سبيل المثال، يمكنك تفكيكها (تقسيمها) إلى الإطار والمقود والدواسات والعجلات والسلاسل، وما إلى ذلك.

الإدارة التي تقيّم المشاريع ليس لديها الوقت لفحص جميع أنشطة ومهام ومنتجات المشروع. استخدم في هذه الحالة مخطط الإنجازات. متتبع الإنجازات هو قائمة بمنتجات المشروع مع معلومات موجزة لكن مفصلة حول الصحة العامة للمشروع.

تشمل جداول المشاريع الكبيرة العديد من المهام المتعلقة ببعضها البعض والتي تؤدي إلى إنجازات. بعبارة أخرى، تسير الإنجاز والمهمة جنبًا إلى جنب في مشروعك لتحقيق الأهداف المرجوة.

الإنجازات على مخطط جانت يتعلق بالنقاط الحرجة التي يتم استخدامها لتحديد النقاط الحيوية على طول جدولك الزمني للمشروع عند التحقق منها على مخطط جانت. يمكن أن تكون نقاط البيانات في مخطط جانت مواعيد ومواعيد نهائية هامة، أو أحداث رئيسية أخرى في مشروعك. يرجى الامتناع عن الخلط بين المهام والإنجازات في مخطط جانت لأنها ليست هي نفسها. 

من ناحية أخرى، فإن نموذج نضج Pmo هو أداة إدارة المشاريع التي يمكن أن تساعدك في تسجيل وتحليل مستوى النضج لمكاتب وأنظمة إدارة المشاريع.

إذا كنت جزءًا من الإدارة، فإن فهم هذا التمييز أمر بالغ الأهمية عند وضع الجداول الزمنية. الإنجاز هو نقطة على التقويم مع شرط واحد قابل التسليم بوضوح؛ المهام هي أنشطة مطلوبة لتحقيق هذا الإنجاز. المهام أو الأنشطة لها تواريخ بداية ونهاية. الإنجاز هو تاريخ واحد يتم فيه تحقيق التسليم.

استخدام أدوات مثل كاميرا تايم لابس من Enlaps لمراقبة المشروع في الوقت الحقيقي يمكن أن يعزز بشكل كبير قدرتك على تتبع التقدم وتحقيق أهداف المشروع.

لمزيد من المعلومات حول كيف يمكن لكاميرات تايم لابس من Enlaps تحسين عمليات إدارة مشروعك، زيارة Enlaps.