نظرة تفصيلية على مختلف أدوات مراقبة المشروع

أدوات المراقبة الأساسية للمشاريع للتصوير الفوتوغرافي للتايم لابس الفعَّال مع كاميرا تايم لابس Tikee من Enlaps

قد تصبح مراقبة المشروع في بعض الأحيان مهمة مملة، ولذلك أداة مراقبة المشروع أمر ضروري. لكن ما هو التحكم في المشروع والمراقبة؟ ستُجاب جميع استفساراتك في هذا المقال، الذي يهدف إلى تثقيفك حول كيفية مراقبة الأعمال والتحكم فيها بالمشاريع.

يهدف هذا المقال إلى تثقيفك حول كيفية مراقبة العمل بالمشروع والتحكم فيه بكفاءة، وبالأخص في سياق التصوير الفوتوغرافي للتايم لابس باستخدام كاميرا تايم لابس Tikee من Enlaps.

أدوات إدارة المشاريع هي برمجيات متطورة مصممة لمساعدة مديري المشاريع على التخطيط والمراقبة والتنظيم وإدارة المهام بكفاءة أكبر. تتوفر أدوات متنوعة، يمكن الوصول إليها عبر البرمجيات ذات الصلة.

سيغطي هذا المقال أدوات إدارة المشاريع المفيدة مثل رسم الجانت والتقويم والجدول الزمني ورسم PERT البياني ومخطط WBS وجدول الحالة وHOQ وخريطة العقل، ويلفت الانتباه إلى مزايا استخدام هذه الأدوات.

مزايا استخدام الأدوات لمراقبة المشروع

• التخطيط والجدولة السليمة

  أحد أهم الأسباب لاستخدام أدوات إدارة المشاريع هو أنها تساعدك على التخطيط والجدولة بطريقة سليمة. من أجل نجاح مشروعك، هناك حاجة إلى التخطيط السليم والتفويض. هذه الأدوات مفيدة جدًا لمساعدتك في تعيين المهام لأعضاء فريقك.

• تعزيز التعاون

  مزايا أخرى رائعة تقدمها هذه الأدوات هي التعاون السليم. مع ظهور المشاريع الكبيرة الحجم، البريد الإلكتروني لا يوفر دائمًا فرصة للتواصل السليم بين الفرق أو المستخدمين. يمكن استخدام هذه الأدوات لتسريع عملية التواصل من خلال لوحة التحكم الخاصة بها.

• إدارة المستندات

  باستخدام هذه الأدوات، يمكنك تتبع المستندات بسهولة وتجنب الاختلاط. تتيح لك هذه الأدوات تخزين الملفات وتعديلها حسب الحاجة.

• التقارير والتقييم

  تصبح عملية التقارير والتقييم سهلة جدًا بفضل هذه الأدوات. يمكن للمديرين العمل على مشاريع متعددة والحصول على تقارير فورية حول مهام معينة يمكن أن تحسن الإنتاجية وتساعدك على تتبع التقدم.

أدوات لمراقبة المشروع

يبحث مديرو المشاريع دائمًا ويتساءلون أي برمجيات إدارة المشاريع موجودة والتي من شأنها مساعدتهم على الحصول على تحكم أفضل في مراقبة مشاريعهم. يمكن لبرنامج إدارة المشاريع الجيد أن يساعدك على توفير وقت ويسمح لك أيضًا باستخدام مواردك بكفاءة أكبر. يمكنك التأكد من الإتمام الفوري لمشاريعك وتحسين الإنتاجية. فبدون الإطالة، إليك قائمة بأفضل برامج إدارة المشاريع:

1.     رسومات الشبكة

تعتبر رسومات الشبكة أدوات مهمة جدًا في إدارة المشاريع ويمكن أن تكون مفيدة في مراقبة المشروع. تسمى أيضًا برسومات "السهم"، حيث يُستخدم العديد من الأسهم لتوضيح الأسبقية أو التبعية بين أنشطة المشروع المختلفة.

هناك العديد من الافتراضات عند إعداد رسم بياني للشبكة.

• الافتراض الأول هو أن جميع الأعمال المعلقة قد اكتملت قبل بدء الجديدة.

• الافتراض الثاني هو أن الأسهم تمثل الأولوية المنطقية، ولذلك يجب اتباع تسلسل صحيح استنادًا إلى العرض من أجل تنفيذ مهام المشروع.

• الافتراض الأخير هو أن الرسم البياني للشبكة يجب أن يبدأ وينتهي بحدث واحد.

ميزة مهمة لرسم الشبكة هي الوقت الضائع، وهو يمثل وقت تأخير إضافي لاستكمال المهمة.

2.     طريقة المسار الحرج أو CPM

استخدام CPM أو طريقة المسار الحرج شائع جدًا بين مديري المشاريع لمراقبة المشروع. كما يتيح للمديرين تقييم التقدم الفعلي للمشروع في الوقت الحقيقي. يمكن التنبؤ بسهولة إذا كانت المشاريع المعهودة تتأخر أو إذا كانت ستنتهي ضمن الإطار الزمني المضمون.

لتسهيل الفهم لك، فإن المسار الحرج للمشروع هو أطول متتابعة للأنشطة المنفذة على رسم الشبكة البياني. نظرًا لأن جميع إمكانيات الإطار الزمني الإضافي محسوبة فيه، فلا يوجد وقت ضائع في CPM. هذا يعني أيضًا أنه إذا كان هناك أي تأخير في نشاط CPM، فسيتأخر المشروع برمته.

عند استخدام CPM يمكنك بسهولة تعيين اجتماعات المتابعة إذا وجدت أي انحراف أو عائق في المشروع. اجتماعات المتابعة الخاصة بالمشروع ضرورية للإتمام الناجح لجميع المهام. تمكنك CPM من مراقبة مشروعك ليس فقط، ولكن أيضًا اتخاذ الإجراءات المناسبة عند الحاجة إليها.

وقت الراحة الصفري يمكن أن يكون جيدًا للحفاظ على يقظة مديري المشاريع أو المستخدمين، حيث يفهمون أنه لن يكون هناك وقت إضافي. يمكنهم البحث عن تجنب الأخطاء التي يمكن أن تؤخر أي مشروع. أيضًا، يمكنهم تحويل مواردهم أو فرقهم بسهولة إلى المشاريع التي هي ذات أولوية عالية أو لها موعد نهائي أقرب. يمكن تحقيق استخدام الامكانيات بشكل مثالي باستخدام وقت الراحة الصفري.

3.     رسم الجانت

إذا كنت مدير مشروع أو تشغل منصبًا في الإدارة، يجب أن تكون على دراية برسم الجانت. رسم الجانت هو طريقة ماهرة لتقسيم مشروع كبير إلى مهام أصغر والحفاظ على تنظيمها بحيث يمكن تعاونها وتسليمها بشكل سليم.

لكل مهمة موعد نهائي محدد، والذي يمثل بشريط أفقي. الجانب الأيسر يظهر تاريخ البدء، واليمين يشير إلى تاريخ إكمال المهمة. يسمي البعض هذه التقسيمات المهام بمعالم، والتي تميزت بأشكال الماس الصغيرة.

من السهل جدًا للمرء تحديد المهام الفرعية وتفاصيلها. كمدير، يمكنك مراقبة التقدم بسهولة باستخدام رسومات الجانت. النظرة العامة المرئية التي يمكن الحصول عليها من خلال رسومات الجانت تساعدك في تعقب تقدم المشروع بسهولة.

4.     رسم PERT البياني

PERT اختصار ل "تقييم المشاريع وتقنية المراجعة." إنها من أهم الأدوات لمساعدتك في مراقبة مشروعك. يمكنك التخطيط والجدولة للمشاريع بأكملها باستخدام رسم PERT البياني.

يمكنك التحقق من تقسيم المهام وتخصيص الوقت وتواريخ التسليم باستخدام رسم PERT البياني. رسم PERT البياني لا يستخدم الأشرطة، وبدلاً من ذلك يظهر البيانات كنموذج شبكي من الصناديق والأسهم. الصناديق تحتوي على المهام والأسهم تظهر التبعيات.

5.     برنامج إدارة المشاريع للتقويم

التقويم هو أداة تستند إلى التاريخ أو الوقت ومن السهل جدًا فهمها. يعطيك ميزة لإدارة الوقت الشخصية حيث يمكنك بسهولة تعيين الجداول اليومية أو الأس