Control y Monitoreo Efectivo de Proyectos: Una Guía Completa

Hacer seguimiento del control de proyectos y de los procesos de monitoreo no es una tarea fácil. Se deben calcular numerosos factores de datos para evaluar el desempeño de un proyecto con precisión. Sin embargo, organizar y planificar estos procesos al inicio del proyecto le ahorrará un esfuerzo considerable más adelante.

¿Cómo calcular el porcentaje restante de un proyecto? 

Si todo está organizado y planificado desde el punto de vista de la gestión, después resulta más fácil trabajar en ello.

Hemos discutido algunos puntos sobre cómo puedes calcular la tasa de progreso de un proyecto. Profundicemos aún más. 

Seguimiento de Hitos

Si no planificaste hitos para tu proyecto al inicio, te puede costar mucho esfuerzo calcular el porcentaje restante del proyecto. Así que, planifica los hitos e ingresa los datos en tu registro después de que cada hito se haya completado. De esta manera, puedes calcular la duración estimada del proyecto. 

Llevas la cuenta del progreso para estimar el tiempo restante y verificar si todo va sobre rieles. Así que dividir el proyecto en hitos te ayudará a calcular el porcentaje real de toda la tarea fácilmente.

Planificar para rastrear

El tipo de proyecto también influye en cómo calcularás la tasa de avance. Si la duración de la tarea es corta, entonces el proceso de seguimiento será diferente. Puedes recopilar los datos al inicio y luego calcular el progreso total al final del proceso. 

Por ejemplo, si el tiempo estimado de la tarea es de unas pocas horas o un par de días, no querrás gastar mucho tiempo y esfuerzo en recopilar datos y jugar con los números. En la mayoría de los casos, los valores de las tareas planificadas resultan mucho más efectivos; si planificas todas las etapas de la tarea y trabajas en consecuencia, te costará mucho menos esfuerzo cuando entres en la parte más difícil de la tarea.

Utilizar un software de gestión de proyectos

Este podría ser el mejor proceso para rastrear todos los datos del proyecto, incluyendo el porcentaje real del proyecto. El software te pedirá que ingreses datos como el tiempo total del proyecto, las tareas completadas y la duración basada en los datos que desees. Luego, utilizando el software, podrás ver el porcentaje total de progreso del proyecto e incluso el tiempo estimado para la finalización del proyecto.

A veces, cuando el proyecto está al 50 por ciento completo, la gente piensa que el tiempo restante será el mismo que tomó llegar al 50 por ciento. Pero esto no funciona realmente, y así no es como se estima el tiempo de progreso. Mayormente, depende de las tareas restantes, algunas pueden tomar menos y algunas pueden ser difíciles y tomar una duración más prolongada.

Verificar el rendimiento individual de los miembros de tu equipo

No puedes confiar únicamente en una serie de formatos para calcular la tasa de progreso de un proyecto. Hay una multitud de aspectos que debes considerar. Por ejemplo, si alguno de tus miembros del equipo tiene un rendimiento bajo, podrías tener que ajustar el horario y asignar su tarea a alguien más. Y si no estás al tanto de esto, podrías enfrentar problemas en el último minuto, lo que llevaría a retrasos e imperfecciones en el proyecto.

Por ejemplo, si la duración de tu tarea se cuenta en horas, como 40 horas o 50 horas, hacer seguimiento del tiempo sería el mejor trabajo que puedes hacer. Por otro lado, estos podrían considerarse proyectos cortos, por lo que hacer seguimiento de las horas y las tareas pendientes podría ayudarte a obtener los valores estimados del porcentaje de progreso.

Más allá del seguimiento del proyecto, ¿por qué necesitas rastrear tu proyecto?

Hacer seguimiento de proyectos asegura la finalización con perfección, independientemente del campo: software, hardware, construcción o proyectos de planificación. El uso eficiente de los recursos y la gestión de costos son cruciales.

El software de gestión de proyectos simplifica este proceso al rastrear datos y recursos. Ingresa la duración total de trabajo y los tiempos de tarea completados para ver el porcentaje restante y el tiempo estimado de finalización.

Con el software adecuado, puedes adherirte a los horarios y completar las tareas de manera eficiente, ya sea que la duración sea en horas, días, semanas o meses.

El control y monitoreo efectivo de proyectos dependen de una planificación estratégica, seguimiento de hitos, evaluación del rendimiento y el uso de software de gestión de proyectos. Al implementar estas prácticas, puedes garantizar el éxito del proyecto, cumplir con los plazos y alcanzar tus objetivos con precisión.

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