Una guía completa sobre Milestone y Tareas

Entendiendo Hitos y Tareas para el Monitoreo y Control Efectivo del Proyecto con la Cámara Tikee de Enlaps

Como gerente de proyecto o de gestión, si desea monitorear y controlar el trabajo del proyecto, comprender la diferencia entre hitos y tareas es crucial para el monitoreo y control efectivos del proyecto.

Este artículo le ayudará a comprender estos conceptos y su importancia en la gestión de proyectos, asegurando que pueda utilizar herramientas como la cámara Tikee de Enlaps para un seguimiento óptimo del proyecto.

Los hitos y las tareas indican fechas importantes en el calendario de un proyecto. Debido a que un proyecto típico incluirá muchos hitos y tareas resumen, los profesionales de gestión deben entender lo que hace cada uno. 

Un hito del proyecto y una tarea pueden parecer tener el mismo significado, sin embargo, tienen efectos bastante distintos en los objetivos a largo plazo de un proyecto.

Hito

Entonces, ¿qué es un hito del proyecto? Es una herramienta de gestión para identificar un punto específico en la línea de tiempo de un proyecto. El hito del proyecto puede ser utilizado para indicar el inicio y el fin de un proyecto y la conclusión de una fase significativa del trabajo. Los hitos pueden usarse para representar cualquier cosa que haya comenzado o completado (su duración), aunque se utilizan más a menudo como una herramienta de programación. 

Puede ver cómo un hito y una tarea pueden ser útiles en la programación si se centra en puntos clave de progreso en un proyecto. Los hitos ayudan a los gerentes de proyecto a planificar, organizar, crear y ejecutar fases del proyecto de la misma manera que las tareas descomponen un proyecto más grande en piezas manejables.

Cuando haya terminado todo lo relevante para esa fase del proyecto, es la respuesta directa. Completar la carta del proyecto, por ejemplo, suele ser el último paso en la fase de inicio del proyecto. Este es el punto en el que usted establecerá o creará su hito para mostrar que ha progresado de la iniciación a la planificación.

Sin embargo, dependiendo de su proyecto, su organización y otros factores, el momento exacto en el que desee crear o agregar sus hitos puede variar. Siempre es recomendable buscar el consejo de especialistas de la industria y miembros de su equipo de negocio o proyecto. Un pequeño consejo ahora le ahorrará muchos inconvenientes.

Tarea

Las tareas son componentes más pequeños y manejables de un proyecto más grande. Representan los pasos necesarios para lograr los objetivos del proyecto.

Cada tarea contribuye al progreso del proyecto, y las tareas pueden dividirse más en subtareas para una mejor gestión. La gestión efectiva de tareas implica crear cargas de trabajo razonables, evaluar dependencias y comunicarse entre equipos.

La ejecución efectiva de cada tarea a lo largo del viaje es necesaria para la finalización exitosa de un proyecto. Las siguientes secciones describen diferentes métodos de gestión de proyectos que pueden ayudarlo a desglosar su proyecto y a gestionar efectivamente sus tareas. ​

Un equipo de proyecto típicamente tiene varias actividades planificadas. Cada tarea será asignada a un miembro específico del grupo, y esa persona será responsable de realizar el trabajo dentro de un período determinado.

Escribir un artículo (como este) o configurar una reunión son ejemplos de tareas. Para obtener resultados más eficientes, las actividades complejas y que consumen tiempo pueden dividirse en subtareas más pequeñas. 

Un Proyecto Debe Descomponerse en Tareas Más Pequeñas

Crear cargas de trabajo razonables, evaluar las dependencias de las tareas y, por supuesto, comunicarse entre equipos para evitar trabajo duplicado o cuellos de botella, son parte de la gestión de tareas.

Para evitar estos problemas, necesitará una manera de desglosar los entregables y objetivos de alto nivel del proyecto en actividades específicas.

La Estructura de Desglose del Trabajo

El método aprobado por el Libro de Guías del PMI para desglosar proyectos es la estructura de desglose del trabajo (WBS).

Primero debe dividir el proyecto en los entregables reales necesarios para entregar el producto final o resultado al cliente para resolver cómo desglosarlo en tareas.

Si, por ejemplo, usted crea una bicicleta de montaña, podría desglosarla (dividirla) en el cuadro, manillar, pedales, ruedas, cadenas, etc.

Los gerentes de proyectos que evalúan los proyectos no tienen tiempo para revisar todas las actividades, tareas y entregables del proyecto. Utilice un gráfico de hitos en este caso. Un rastreador de hitos es una lista de entregables del proyecto con información breve pero detallada sobre la salud general del proyecto.

Los calendarios de proyectos grandes incluyen muchas tareas relacionadas que resultan en hitos. En otras palabras, el hito y la tarea de su proyecto van de la mano para alcanzar los objetivos deseados.

Los hitos en el diagrama de Gantt son puntos de control que se usan para especificar puntos vitales a lo largo de su calendario de proyecto cuando se verifica en un diagrama de Gantt. Los puntos de datos en el diagrama de Gantt pueden ser fechas y plazos importantes, u otros eventos clave en su proyecto. Por favor, evite confundir las tareas con los hitos en el diagrama de Gantt, ya que no son lo mismo. 

Por otro lado, un modelo de madurez de una PMO es una herramienta de gestión de proyectos que puede ayudarlo a registrar y analizar el nivel de sofisticación de las oficinas y sistemas de gestión de proyectos.

Si forma parte de la dirección, entonces comprender esta distinción es crítico al establecer calendarios. Un hito es un punto en el calendario con un entregable claramente definido; las tareas son actividades requeridas para lograr ese hito. Las tareas o actividades tienen fechas de inicio y finalización. Un hito es una sola fecha en la cual se logra la entrega.

El uso de herramientas como la cámara Tikee de Enlaps para monitoreo en tiempo real del proyecto puede mejorar significativamente su capacidad para rastrear el progreso y alcanzar los objetivos del proyecto.

Para obtener más información sobre cómo las cámaras Tikee de Enlaps pueden optimizar sus procesos de gestión de proyectos, visite Enlaps.