Cómo presentar un informe de estado de proyecto de manera efectiva

Como sugiere el nombre, un informe de estado de proyecto proporciona datos fácticos sobre el plan de trabajo que se te ha asignado. Es una herramienta de comunicación crucial entre el gerente del proyecto, el equipo y el cliente. Un informe de estado de proyecto mantiene a tu patrocinador del proyecto y otros interesados al tanto del progreso que has realizado hasta ahora, los riesgos y problemas que enfrentas y las entregas.

Los gerentes de proyecto no pueden probar sus habilidades de gestión a menos que sepan cómo presentar el estado de sus proyectos. En lugar de discutir tareas individuales y tecnicismos monótonos, tu presentación debe brindar un resumen general del progreso general. En pocas palabras, tu presentación funciona como una plantilla control de progreso en un proyecto y planifica tu tiempo y estrategia de gestión de riesgos.

Estrategias para presentar el informe de estado del proyecto a un cliente

Al presentar el informe del proyecto a alguien, la mayoría de las personas, incluso gerentes experimentados, comienzan a tartamudear. Para exhibir tu informe de estado de proyecto mientras mantienes tus nervios bajo control, necesitas;

Crear un informe de seguimiento de proyecto

Para presentar el informe de estado de un proyecto, lo primero que necesitas es crear un informe de seguimiento de proyecto. Te ayudará a obtener una actualización de estado en tiempo real y a seguir el progreso de tu proyecto. No tienes nada que presentar si no has preparado tu informe de seguimiento de proyecto.    

Familiarizarse con las herramientas de gestión de proyectos

Un gerente de proyecto debe tener un manejo de software de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos brindan una gran asistencia durante la creación y presentación del informe de estado del proyecto. Además, un diario de obra digital ayudará a registrar la producción de los miembros de tu equipo.

Da una breve introducción de tu proceso de gestión

Deja que tu cliente sepa cuál es tu estrategia de gestión de proyectos. Ten en cuenta que estás comunicándote con tu cliente que podría desconocer las tecnicidades del proyecto, así que hazlo coherente y comprensible. Ilumina a tu audiencia cómo y por qué este proceso funcionó en proyectos anteriores y te dará los mismos resultados requeridos.

Resumir el progreso del proyecto

No conviertas tu presentación en un ejercicio aburrido para la audiencia. Discute solo puntos clave en lugar de entrar en detalles innecesarios. Presenta los objetivos, los hitos alcanzados, los problemas que encontraste durante el proceso y tu estrategia para mitigarlos.

KPI y estado RAG

La mejor y más común forma de presentar cualquier KPI de tu proyecto es el estado RAG. Cada proyecto tiene objetivos y siempre que presentas el estado de tus proyectos, necesitas comparar estos objetivos con el progreso actual. Al usar el sistema RAG (luces de tráfico rojo, ámbar, verde) como KPI, informas a los interesados;

• Rojo- el problema que afecta la salud del proyecto y necesita una rectificación inmediata.

• Ámbar- no es evidente, pero se espera que algún problema pueda crear obstáculos y se necesiten tomar medidas preventivas para lograr los resultados requeridos.

• Verde- todo va bien. No hay peligros aparentes o potenciales.

Ensayar antes de la sesión real

Reúne a un grupo de voluntarios y realiza sesiones de práctica frente a ellos. Deja que te pregunten lo que sea que se les ocurra, para que puedas prepararte para cualquier situación inesperada durante la sesión real. Pídeles que resalten las áreas grises en tu demostración, para que puedas mejorar.

Usa una plantilla de informe de estado

Ya seas un gerente de proyectos veterano o en proceso de reclutamiento, no puedes pasar todo el tiempo elaborando un informe de estado de proyecto. Ya sea que te guste trabajar en Excel o Word, una plantilla de informe de proyecto se convertirá en tu mejor compañero de ayuda mientras presentas el informe de estado. Es bastante fácil encontrar y descargar la plantilla de informe de estado requerida de Internet. 

Crea un video de hitos del proyecto

Los videos e imágenes son una buena forma de elucidar el estado de tu proyecto a un cliente. Junto con gráficos de Gantt y estadísticas, deberías animar tu presentación con imágenes de hitos y videos cortos. Es bastante fácil crear un video de hitos de proyecto a partir de imágenes fijas.

Espera preguntas del cliente

No sabes qué está pasando por la mente de tus audiencias y qué preguntas podrían hacer en la sesión de preguntas y respuestas. Sin embargo, podrías especular, qué consultas es más probable que provengan de tu cliente.

Cada cliente busca la clarificación de algunas preocupaciones mayores y más comunes, que son;

1. ¿Cuál es tu plan para terminar el proyecto a tiempo?

2. ¿Cuál es tu estrategia de gestión de riesgos?

3. ¿Qué harás para frenar demoras inesperadas en el proyecto?

Si no puedes responder una pregunta de inmediato, no te preocupes. No es necesario que te agobies. Tómate un tiempo de tu cliente y proporciónales un cronograma para cuando responderás sus preguntas pendientes.

Presentar el estado de un proyecto es una parte esencial de la gestión de proyectos. Ya sea para un proyecto en curso o para convencer a un cliente potencial, la única forma de ganar su confianza es cómo presentas el informe de estado del proyecto.

Para obtener más información y herramientas avanzadas de gestión de proyectos, visita el sitio web de Enlaps.