Wie man einen Projektstatusbericht effektiv präsentiert

Wie der Name schon sagt, bietet ein Projektstatusbericht faktische Daten über den Arbeitsplan, der Ihnen zugewiesen wurde. Es ist ein entscheidendes Kommunikationsinstrument zwischen einem Projektleiter, dem Team und dem Kunden. Ein Projektstatusbericht hält Ihren Projektsponsor und andere Stakeholder über die von Ihnen bisher erzielten Fortschritte, die Risiken und Probleme, denen Sie gegenüberstehen, und die Lieferobjekte auf dem Laufenden.

Projektmanager können ihre Managementfähigkeiten nicht unter Beweis stellen, es sei denn, sie wissen, wie sie den Status ihrer Projekte präsentieren. Anstatt einzelne Aufgaben und monotone Technikalitäten zu diskutieren, sollte Ihre Präsentation einen kurzen Überblick über den Gesamtfortschritt geben. Kurz gesagt, Ihre Präsentation dient als Vorlage Kontrolle des Fortschritts in einem Projekt und planen Sie Ihre Zeit- und Risikomanagementstrategie.

Strategien zur Präsentation des Projektstatusberichts für einen Kunden

Bei der Präsentation des Projektberichts gegenüber jemandem fangen die meisten Menschen, selbst erfahrene Manager, an zu stottern. Um Ihren Projektstatusbericht vorzustellen, während Sie Ihre Nerven unter Kontrolle halten, müssen Sie:

Erstellen Sie einen Projektverfolgungsbericht

Um den Statusbericht eines Projekts zu präsentieren, benötigen Sie zuerst einen Projektverfolgungsbericht. Es wird Ihnen helfen, den Echtzeitstatus zu aktualisieren und Ihren Projektfortschritt zu verfolgen. Sie haben nichts zu präsentieren, wenn Sie Ihren Projektverfolgungsbericht nicht vorbereitet haben.    

Machen Sie sich mit den Projektmanagement-Tools vertraut

Ein Projektmanager sollte praktische Kenntnisse in Projektmanagementsoftware haben. Projektmanagement-Tools bieten während der Erstellung und Präsentation des Projektstatusberichts große Unterstützung. Darüber hinaus wird ein digitales Bautagebuch helfen, die Produktion Ihrer Teammitglieder aufzuzeichnen.

Geben Sie eine kurze Einführung in Ihren Managementprozess

Lassen Sie Ihren Kunden wissen, was Ihre Projektmanagementstrategie ist. Denken Sie daran, dass Sie mit Ihrem Kunden kommunizieren, der möglicherweise nicht über die technischen Details des Projekts Bescheid weiß, also machen Sie es klar und verständlich. Erklären Sie Ihrem Publikum, wie und warum dieser Prozess in früheren Projekten funktioniert hat und Ihnen die gleichen erforderlichen Ergebnisse bringen wird.

Fassen Sie den Projektfortschritt zusammen

Machen Sie Ihre Präsentation nicht zu einer ermüdenden Übung für das Publikum. Diskutieren Sie nur Schlüsselpunkte, anstatt unnötige Details zu behandeln. Präsentieren Sie die Ziele, erreichten Meilensteine, Probleme, denen Sie während des Prozesses begegnet sind, und Ihre Strategie zu deren Milderung.

KPI und RAG-Status

Die beste und häufigste Methode, um einen Ihrer Projekt-KPIs zu präsentieren, ist der RAG-Status. Jedes Projekt hat Ziele und immer wenn Sie den Status Ihrer Projekte präsentieren, müssen Sie diese Ziele mit dem aktuellen Fortschritt vergleichen. Indem Sie das RAG-System (Ampeln Rot, Gelb, Grün) als KPI verwenden, teilen Sie den Stakeholdern mit:

• Rot - das Problem, das die Gesundheit des Projekts beeinträchtigt und eine sofortige Korrektur erfordert.

• Amber - nicht offensichtlich, aber es wird erwartet, dass irgendwann ein Problem Hürden schafft und vorsorgliche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die erforderlichen Ergebnisse zu erzielen.

• Grün - alles läuft gut. Keine offensichtlichen oder potenziellen Gefahren.

Proben Sie vor der eigentlichen Sitzung

Sammeln Sie eine Gruppe von Freiwilligen und führen Sie vor ihnen Übungssitzungen durch. Lassen Sie sie alles fragen, was ihnen in den Sinn kommt, damit Sie sich auf jede unerwartete Situation während der eigentlichen Sitzung vorbereiten können. Bitten Sie sie, die Grauzonen in Ihrer Demonstration hervorzuheben, damit Sie sich verbessern können.

Verwenden Sie eine Statusberichtvorlage

Ob Sie ein erfahrener oder ein angehender Projektmanager sind, Sie können nicht die ganze Zeit damit verbringen, einen Projektstatusbericht zu erstellen. Ob Sie lieber in Excel oder Word arbeiten, eine Projektberichtvorlage wird Ihr bester Helfer beim Präsentieren des Statusberichts. Es ist ganz einfach, Ihre erforderliche Statusberichtvorlage aus dem Internet herunterzuluaden. 

Erstellen Sie ein Video zu einem Projektmeilenstein

Videos und Bilder sind eine gute Möglichkeit, Ihren Projektstatus einem Kunden zu erläutern. Neben Gantt-Diagrammen und Statistiken sollten Sie Ihre Präsentation mit Bildern von Meilensteinen und kurzen Videos aufpeppen. Es ist ganz einfach, ein Video zu einem Projektmeilenstein zu erstellen aus Standbildern.

Erwarten Sie Fragen vom Kunden

Sie wissen nicht, was in den Köpfen Ihres Publikums vorgeht und welche Fragen sie in der Frage- und Antwortrunde stellen könnten. Sie könnten jedoch spekulieren, welche Anfragen wahrscheinlich von Ihrem Kunden kommen.

Jeder Kunde sucht nach Klärung einiger wichtiger und häufiger Bedenken, die sind;

1. Wie lautet Ihr Plan, das Projekt rechtzeitig abzuschließen?

2. Was ist Ihre Risikomanagementstrategie?

3. Was werden Sie tun, um unvorhergesehene Verzögerungen im Projekt zu verhindern?

Wenn Sie eine Frage nicht sofort beantworten können, keine Sorge. Es besteht keine Notwendigkeit, sich zu quälen. Nehmen Sie sich etwas Zeit von Ihrem Kunden und geben Sie ihnen einen Zeitplan, wann Sie ihre ausstehenden Fragen beantworten werden.

Die Präsentation des Status eines Projekts ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Ob es sich um ein laufendes Projekt handelt oder um einen potenziellen Kunden zu überzeugen, der einzige Weg, ihr Vertrauen zu gewinnen, ist, wie Sie den Projektstatusbericht präsentieren.

Für weitere Einblicke und fortschrittliche Projektmanagement-Tools besuchen Sie die Enlaps-Website.