ما هو تقرير حالة المشروع ولماذا من المهم تقديمه للعميل؟
ما هو تقرير حالة المشروع ولماذا من المهم تقديمه للعميل؟
ما هو تقرير حالة المشروع ولماذا من المهم تقديمه للعميل؟
Public Space
4 minutes
كيفية تقديم تقرير حالة المشروع بفعالية
كما يوحي الاسم، يوفر تقرير حالة المشروع بيانات الحقيقية عن خطة العمل التي تم تكليفك بها. إنه أداة اتصال حاسمة بين مدير المشروع والفريق والعميل. يحافظ تقرير حالة المشروع على مواكبة الراعي وأصحاب المصلحة الآخرين بالتقدم الذي أحرزتموه حتى الآن، والمخاطر والمشكلات التي تواجهونها، والمستحقات.
لا يستطيع مدراء المشاريع إثبات مهاراتهم في الإدارة ما لم يعرفوا كيفية تقديم حالة مشاريعهم. بدلاً من مناقشة المهام الفردية والتفاصيل التقنية المملة، يجب أن تقدم عرضك نظرة عامة موجزة على التقدم العام. باختصار، يعمل عرضك كقالب مراقبة التقدم في مشروع وتخطيط وقتك واستراتيجية إدارة المخاطر.
استراتيجيات لتقديم تقرير حالة المشروع للعميل
عند تقديم تقرير المشروع لشخص ما، يبدأ معظم الناس، حتى المديرين ذوي الخبرة، بالتلعثم. لعرض تقرير حالة مشروعك أثناء الحفاظ على أعصابك تحت السيطرة، تحتاج إلى؛
إنشاء تقرير تتبع المشروع
لعرض تقرير حالة المشروع، أول شيء تحتاجه هو إنشاء تقرير تتبع المشروع. سيساعدك ذلك في الحصول على تحديث حالة في الوقت الحقيقي وتتبع تقدم مشروعك. ليس لديك ما تقدمه إذا لم تكن قد أعدت تقرير تتبع المشروع الخاص بك.
تعرف على أدوات إدارة المشاريع
يجب على مدير المشروع أن يكون لديه خبرة عملية في برمجيات إدارة المشاريع. توفر أدوات إدارة المشاريع مساعدة كبيرة أثناء إنشاء تقرير حالة المشروع وكذلك العرض. علاوة على ذلك، سيساعد في تسجيل يومية العمل الرقمية لإنتاج أعضاء فريقك.
أعط مقدمة قصيرة عن عملية الإدارة الخاصة بك
دع عميلك يعرف ما هي استراتيجية إدارة المشروع لديك. احرص على أن تتواصل مع عميلك الذي قد لا يكون على دراية بالتفاصيل التقنية للمشروع، لذا اجعلها واضحة ومفهومة. أطلع جمهورك على كيفية ولماذا نجحت هذه العملية في المشاريع السابقة وكيف ستقدم لك نفس النتائج المطلوبة.
قم بتلخيص تقدم المشروع
لا تجعل عرضك ممارسة مملة للجمهور. ناقش النقاط الرئيسية فقط بدلاً من الخوض في تفاصيل غير ضرورية. قدم الأهداف والإنجازات التي تحققت والمشكلات التي واجهتها أثناء العملية واستراتيجيتك للتخفيف منها.
مؤشرات الأداء الرئيسية وحالة RAG
أفضل وأكثر الطرق شيوعًا لتقديم أي من مؤشرات أداء المشروع هي حالة RAG. كل مشروع له أهداف وكلمى تقوم بعرض حالة مشاريعك، تحتاج إلى مقارنة هذه الأهداف بالتقدم الحالي. باستخدام نظام RAG (أضواء المرور الأحمر والأصفر والأخضر) كمؤشر للأداء، تتيح لأصحاب المصلحة معرفة؛
أحمر - المشكلة التي تؤثر على صحة المشروع وتحتاج إلى تصحيح فوري.
أصفر- ليس واضحًا، لكن من المتوقع أن تخلق بعض المشاكل عقبات وتحتاج إلى اتخاذ تدابير احترازية لتحقيق النتائج المطلوبة.
أخضر- كل شيء يسير على ما يرام. لا توجد مخاطر واضحة أو محتملة.
تدرب قبل الجلسة الفعلية
جمع مجموعة من المتطوعين وقم بإجراء جلسات تدريب أمامهم. دعهم يطرحون أي شيء يخطر على بالهم، حتى تتمكن من تجهيز نفسك لأي موقف غير متوقع خلال الجلسة الفعلية. اطلب منهم تسليط الضوء على المناطق الرمادية في عرضك، حتى تتمكن من تحسين نفسك.
استخدم قالب تقرير الحالة
سواء كنت مدير مشاريع مخضرم أو تجنيد، لا يمكنك قضاء كل وقتك في صياغة تقرير حالة المشروع. سواء كنت تحب العمل في Excel أو Word، سيصبح قالب التقرير مساعدك الأفضل أثناء تقديم تقرير الحالة. من السهل جدًا العثور على قالب تقرير الحالة المطلوب وتحميله من الإنترنت.
إنشاء فيديو لأهم المحطات في المشروع
الفيديوهات والصور طريقة جيدة لتوضيح حالة مشروعك لعميل. بالإضافة إلى الرسوم البيانية والإحصاءات، يجب أن تنشط عرضك بصور المحطات الرئيسية ومقاطع الفيديو القصيرة. من السهل جدًا إنشاء فيديو لأهم المحطات في المشروع من الصور الثابتة.
توقع الأسئلة من العميل
لا تعرف ما يدور في أذهان جمهورك وما الأسئلة التي قد يطرحونها في جلسة الأسئلة والأجوبة. ومع ذلك، يمكنك أن تتكهن، بأي الاستفسارات من المحتمل أن تأتي من عميلك.
يبحث كل عميل عن توضيح لبعض الشواغل الكبيرة والأكثر شيوعًا، وهي؛
ما هي خطتك لإنهاء المشروع في الوقت المحدد؟
ما هي استراتيجية إدارة المخاطر لديك؟
ماذا ستفعل لمنع التأخير غير المتوقع في المشروع؟
إذا لم تتمكن من الإجابة على سؤال على الفور، فلا داعي للقلق. لا حاجة للضغط على نفسك. خذ بعض الوقت من عميلك ووفر لهم جدولًا زمنيًا لموعد إجابتك على أسئلتهم العالقة.
تقديم حالة المشروع جزء أساسي من إدارة المشاريع. سواء كان ذلك لمشروع جاري أو لإقناع عميل محتمل، الطريقة الوحيدة لكسب ثقتهم هي كيف تقدم تقرير حالة المشروع.
لمزيد من الأفكار وأدوات إدارة المشروع المتقدمة، تفضل بزيارة موقع Enlaps.
Public Space
4 minutes
كيفية تقديم تقرير حالة المشروع بفعالية
كما يوحي الاسم، يوفر تقرير حالة المشروع بيانات الحقيقية عن خطة العمل التي تم تكليفك بها. إنه أداة اتصال حاسمة بين مدير المشروع والفريق والعميل. يحافظ تقرير حالة المشروع على مواكبة الراعي وأصحاب المصلحة الآخرين بالتقدم الذي أحرزتموه حتى الآن، والمخاطر والمشكلات التي تواجهونها، والمستحقات.
لا يستطيع مدراء المشاريع إثبات مهاراتهم في الإدارة ما لم يعرفوا كيفية تقديم حالة مشاريعهم. بدلاً من مناقشة المهام الفردية والتفاصيل التقنية المملة، يجب أن تقدم عرضك نظرة عامة موجزة على التقدم العام. باختصار، يعمل عرضك كقالب مراقبة التقدم في مشروع وتخطيط وقتك واستراتيجية إدارة المخاطر.
استراتيجيات لتقديم تقرير حالة المشروع للعميل
عند تقديم تقرير المشروع لشخص ما، يبدأ معظم الناس، حتى المديرين ذوي الخبرة، بالتلعثم. لعرض تقرير حالة مشروعك أثناء الحفاظ على أعصابك تحت السيطرة، تحتاج إلى؛
إنشاء تقرير تتبع المشروع
لعرض تقرير حالة المشروع، أول شيء تحتاجه هو إنشاء تقرير تتبع المشروع. سيساعدك ذلك في الحصول على تحديث حالة في الوقت الحقيقي وتتبع تقدم مشروعك. ليس لديك ما تقدمه إذا لم تكن قد أعدت تقرير تتبع المشروع الخاص بك.
تعرف على أدوات إدارة المشاريع
يجب على مدير المشروع أن يكون لديه خبرة عملية في برمجيات إدارة المشاريع. توفر أدوات إدارة المشاريع مساعدة كبيرة أثناء إنشاء تقرير حالة المشروع وكذلك العرض. علاوة على ذلك، سيساعد في تسجيل يومية العمل الرقمية لإنتاج أعضاء فريقك.
أعط مقدمة قصيرة عن عملية الإدارة الخاصة بك
دع عميلك يعرف ما هي استراتيجية إدارة المشروع لديك. احرص على أن تتواصل مع عميلك الذي قد لا يكون على دراية بالتفاصيل التقنية للمشروع، لذا اجعلها واضحة ومفهومة. أطلع جمهورك على كيفية ولماذا نجحت هذه العملية في المشاريع السابقة وكيف ستقدم لك نفس النتائج المطلوبة.
قم بتلخيص تقدم المشروع
لا تجعل عرضك ممارسة مملة للجمهور. ناقش النقاط الرئيسية فقط بدلاً من الخوض في تفاصيل غير ضرورية. قدم الأهداف والإنجازات التي تحققت والمشكلات التي واجهتها أثناء العملية واستراتيجيتك للتخفيف منها.
مؤشرات الأداء الرئيسية وحالة RAG
أفضل وأكثر الطرق شيوعًا لتقديم أي من مؤشرات أداء المشروع هي حالة RAG. كل مشروع له أهداف وكلمى تقوم بعرض حالة مشاريعك، تحتاج إلى مقارنة هذه الأهداف بالتقدم الحالي. باستخدام نظام RAG (أضواء المرور الأحمر والأصفر والأخضر) كمؤشر للأداء، تتيح لأصحاب المصلحة معرفة؛
أحمر - المشكلة التي تؤثر على صحة المشروع وتحتاج إلى تصحيح فوري.
أصفر- ليس واضحًا، لكن من المتوقع أن تخلق بعض المشاكل عقبات وتحتاج إلى اتخاذ تدابير احترازية لتحقيق النتائج المطلوبة.
أخضر- كل شيء يسير على ما يرام. لا توجد مخاطر واضحة أو محتملة.
تدرب قبل الجلسة الفعلية
جمع مجموعة من المتطوعين وقم بإجراء جلسات تدريب أمامهم. دعهم يطرحون أي شيء يخطر على بالهم، حتى تتمكن من تجهيز نفسك لأي موقف غير متوقع خلال الجلسة الفعلية. اطلب منهم تسليط الضوء على المناطق الرمادية في عرضك، حتى تتمكن من تحسين نفسك.
استخدم قالب تقرير الحالة
سواء كنت مدير مشاريع مخضرم أو تجنيد، لا يمكنك قضاء كل وقتك في صياغة تقرير حالة المشروع. سواء كنت تحب العمل في Excel أو Word، سيصبح قالب التقرير مساعدك الأفضل أثناء تقديم تقرير الحالة. من السهل جدًا العثور على قالب تقرير الحالة المطلوب وتحميله من الإنترنت.
إنشاء فيديو لأهم المحطات في المشروع
الفيديوهات والصور طريقة جيدة لتوضيح حالة مشروعك لعميل. بالإضافة إلى الرسوم البيانية والإحصاءات، يجب أن تنشط عرضك بصور المحطات الرئيسية ومقاطع الفيديو القصيرة. من السهل جدًا إنشاء فيديو لأهم المحطات في المشروع من الصور الثابتة.
توقع الأسئلة من العميل
لا تعرف ما يدور في أذهان جمهورك وما الأسئلة التي قد يطرحونها في جلسة الأسئلة والأجوبة. ومع ذلك، يمكنك أن تتكهن، بأي الاستفسارات من المحتمل أن تأتي من عميلك.
يبحث كل عميل عن توضيح لبعض الشواغل الكبيرة والأكثر شيوعًا، وهي؛
ما هي خطتك لإنهاء المشروع في الوقت المحدد؟
ما هي استراتيجية إدارة المخاطر لديك؟
ماذا ستفعل لمنع التأخير غير المتوقع في المشروع؟
إذا لم تتمكن من الإجابة على سؤال على الفور، فلا داعي للقلق. لا حاجة للضغط على نفسك. خذ بعض الوقت من عميلك ووفر لهم جدولًا زمنيًا لموعد إجابتك على أسئلتهم العالقة.
تقديم حالة المشروع جزء أساسي من إدارة المشاريع. سواء كان ذلك لمشروع جاري أو لإقناع عميل محتمل، الطريقة الوحيدة لكسب ثقتهم هي كيف تقدم تقرير حالة المشروع.
لمزيد من الأفكار وأدوات إدارة المشروع المتقدمة، تفضل بزيارة موقع Enlaps.
Public Space
4 minutes
كيفية تقديم تقرير حالة المشروع بفعالية
كما يوحي الاسم، يوفر تقرير حالة المشروع بيانات الحقيقية عن خطة العمل التي تم تكليفك بها. إنه أداة اتصال حاسمة بين مدير المشروع والفريق والعميل. يحافظ تقرير حالة المشروع على مواكبة الراعي وأصحاب المصلحة الآخرين بالتقدم الذي أحرزتموه حتى الآن، والمخاطر والمشكلات التي تواجهونها، والمستحقات.
لا يستطيع مدراء المشاريع إثبات مهاراتهم في الإدارة ما لم يعرفوا كيفية تقديم حالة مشاريعهم. بدلاً من مناقشة المهام الفردية والتفاصيل التقنية المملة، يجب أن تقدم عرضك نظرة عامة موجزة على التقدم العام. باختصار، يعمل عرضك كقالب مراقبة التقدم في مشروع وتخطيط وقتك واستراتيجية إدارة المخاطر.
استراتيجيات لتقديم تقرير حالة المشروع للعميل
عند تقديم تقرير المشروع لشخص ما، يبدأ معظم الناس، حتى المديرين ذوي الخبرة، بالتلعثم. لعرض تقرير حالة مشروعك أثناء الحفاظ على أعصابك تحت السيطرة، تحتاج إلى؛
إنشاء تقرير تتبع المشروع
لعرض تقرير حالة المشروع، أول شيء تحتاجه هو إنشاء تقرير تتبع المشروع. سيساعدك ذلك في الحصول على تحديث حالة في الوقت الحقيقي وتتبع تقدم مشروعك. ليس لديك ما تقدمه إذا لم تكن قد أعدت تقرير تتبع المشروع الخاص بك.
تعرف على أدوات إدارة المشاريع
يجب على مدير المشروع أن يكون لديه خبرة عملية في برمجيات إدارة المشاريع. توفر أدوات إدارة المشاريع مساعدة كبيرة أثناء إنشاء تقرير حالة المشروع وكذلك العرض. علاوة على ذلك، سيساعد في تسجيل يومية العمل الرقمية لإنتاج أعضاء فريقك.
أعط مقدمة قصيرة عن عملية الإدارة الخاصة بك
دع عميلك يعرف ما هي استراتيجية إدارة المشروع لديك. احرص على أن تتواصل مع عميلك الذي قد لا يكون على دراية بالتفاصيل التقنية للمشروع، لذا اجعلها واضحة ومفهومة. أطلع جمهورك على كيفية ولماذا نجحت هذه العملية في المشاريع السابقة وكيف ستقدم لك نفس النتائج المطلوبة.
قم بتلخيص تقدم المشروع
لا تجعل عرضك ممارسة مملة للجمهور. ناقش النقاط الرئيسية فقط بدلاً من الخوض في تفاصيل غير ضرورية. قدم الأهداف والإنجازات التي تحققت والمشكلات التي واجهتها أثناء العملية واستراتيجيتك للتخفيف منها.
مؤشرات الأداء الرئيسية وحالة RAG
أفضل وأكثر الطرق شيوعًا لتقديم أي من مؤشرات أداء المشروع هي حالة RAG. كل مشروع له أهداف وكلمى تقوم بعرض حالة مشاريعك، تحتاج إلى مقارنة هذه الأهداف بالتقدم الحالي. باستخدام نظام RAG (أضواء المرور الأحمر والأصفر والأخضر) كمؤشر للأداء، تتيح لأصحاب المصلحة معرفة؛
أحمر - المشكلة التي تؤثر على صحة المشروع وتحتاج إلى تصحيح فوري.
أصفر- ليس واضحًا، لكن من المتوقع أن تخلق بعض المشاكل عقبات وتحتاج إلى اتخاذ تدابير احترازية لتحقيق النتائج المطلوبة.
أخضر- كل شيء يسير على ما يرام. لا توجد مخاطر واضحة أو محتملة.
تدرب قبل الجلسة الفعلية
جمع مجموعة من المتطوعين وقم بإجراء جلسات تدريب أمامهم. دعهم يطرحون أي شيء يخطر على بالهم، حتى تتمكن من تجهيز نفسك لأي موقف غير متوقع خلال الجلسة الفعلية. اطلب منهم تسليط الضوء على المناطق الرمادية في عرضك، حتى تتمكن من تحسين نفسك.
استخدم قالب تقرير الحالة
سواء كنت مدير مشاريع مخضرم أو تجنيد، لا يمكنك قضاء كل وقتك في صياغة تقرير حالة المشروع. سواء كنت تحب العمل في Excel أو Word، سيصبح قالب التقرير مساعدك الأفضل أثناء تقديم تقرير الحالة. من السهل جدًا العثور على قالب تقرير الحالة المطلوب وتحميله من الإنترنت.
إنشاء فيديو لأهم المحطات في المشروع
الفيديوهات والصور طريقة جيدة لتوضيح حالة مشروعك لعميل. بالإضافة إلى الرسوم البيانية والإحصاءات، يجب أن تنشط عرضك بصور المحطات الرئيسية ومقاطع الفيديو القصيرة. من السهل جدًا إنشاء فيديو لأهم المحطات في المشروع من الصور الثابتة.
توقع الأسئلة من العميل
لا تعرف ما يدور في أذهان جمهورك وما الأسئلة التي قد يطرحونها في جلسة الأسئلة والأجوبة. ومع ذلك، يمكنك أن تتكهن، بأي الاستفسارات من المحتمل أن تأتي من عميلك.
يبحث كل عميل عن توضيح لبعض الشواغل الكبيرة والأكثر شيوعًا، وهي؛
ما هي خطتك لإنهاء المشروع في الوقت المحدد؟
ما هي استراتيجية إدارة المخاطر لديك؟
ماذا ستفعل لمنع التأخير غير المتوقع في المشروع؟
إذا لم تتمكن من الإجابة على سؤال على الفور، فلا داعي للقلق. لا حاجة للضغط على نفسك. خذ بعض الوقت من عميلك ووفر لهم جدولًا زمنيًا لموعد إجابتك على أسئلتهم العالقة.
تقديم حالة المشروع جزء أساسي من إدارة المشاريع. سواء كان ذلك لمشروع جاري أو لإقناع عميل محتمل، الطريقة الوحيدة لكسب ثقتهم هي كيف تقدم تقرير حالة المشروع.
لمزيد من الأفكار وأدوات إدارة المشروع المتقدمة، تفضل بزيارة موقع Enlaps.
النشرة الإخبارية
سجّل للحصول على نشرتنا الإخبارية
احصل على آخر الأخبار، العروض الحصرية، دراسات الاستخدام، والنصائح الخبرة بالتسجيل الآن!
في حاجة إلى عرض توضيحي مخصص
لفهم حل تايم لابس بشكل أفضل ولمعرفة المزيد قبل البدء، نقدم لكم تحديد موعد فردي، عبر مؤتمر فيديو.
