Comment présenter efficacement un rapport de statut de projet

Comme son nom l'indique, un rapport de statut de projet fournit des données factuelles sur le plan de travail qui vous a été assigné. C'est un outil de communication crucial entre le chef de projet, l'équipe et le client. Un rapport de statut de projet maintient votre sponsor de projet et autres parties prenantes informés des progrès que vous avez réalisés jusqu'à présent, des risques et problèmes auxquels vous êtes confrontés, et des livrables.

Les chefs de projet ne peuvent prouver leurs compétences en gestion à moins qu'ils ne sachent comment présenter l'état de leurs projets. Au lieu de discuter des tâches individuelles et des aspects techniques monotones, votre présentation devrait offrir un aperçu global des progrès. En résumé, votre présentation fonctionne comme un modèle de contrôle des progrès dans un projet et vous planifiez votre stratégie de gestion du temps et des risques.

Stratégies pour présenter le rapport de statut de projet à un client

Lors de la présentation du rapport de projet à quelqu'un, la plupart des gens, même les managers expérimentés, commencent à bégayer. Pour présenter votre rapport de statut de projet tout en gardant vos nerfs sous contrôle, vous devez ;

Créer un rapport de suivi de projet

Pour présenter le rapport de statut d'un projet, la première chose dont vous avez besoin est de créer un rapport de suivi de projet. Cela vous aidera à obtenir une mise à jour du statut en temps réel et à suivre vos progrès dans le projet. Vous n'avez rien à présenter si vous n'avez pas préparé votre rapport de suivi de projet.    

Familiarisez-vous avec les outils de gestion de projet

Un chef de projet doit maîtriser les logiciels de gestion de projet. Les outils de gestion de projet fournissent une grande assistance lors de la création et de la présentation du rapport de statut de projet. De plus, un journal de chantier numérique aidera à enregistrer la production de vos membres d'équipe.

Donnez une brève introduction de votre processus de gestion

Faites savoir à votre client quelle est votre stratégie de gestion de projet. Gardez à l'esprit que vous communiquez avec votre client qui pourrait ignorer les aspects techniques du projet, alors rendez-le cohérent et compréhensible. Éclairez votre public sur la manière et la raison pour lesquelles ce processus a fonctionné dans des projets précédents et vous donnera les résultats requis.

Résumez les progrès du projet

Ne faites pas de votre présentation un exercice soporifique pour le public. Discutez seulement des points clés au lieu de vous lancer dans des détails inutiles. Présentez les objectifs, les jalons atteints, les problèmes que vous avez rencontrés pendant le processus et votre stratégie pour les atténuer.

KPI et statut RAG

La meilleure et la plus commune façon de présenter les KPI de l'un de vos projets est le statut RAG. Chaque projet a des objectifs et chaque fois que vous présentez le statut de vos projets, vous devez comparer ces objectifs avec les progrès actuels. En utilisant le système RAG (feux de circulation Rouge, Ambre, Vert) comme KPI, vous informez les parties prenantes que ;

• Rouge - le problème affectant la santé du projet et nécessitant une rectification immédiate.

• Ambre - pas évident, mais il est attendu qu'un problème puisse créer des obstacles et des mesures préventives doivent être prises pour atteindre les résultats requis.

• Vert - tout va bien. Aucun danger apparent ou potentiel.

Répétez avant la session réelle

Rassemblez un groupe de volontaires et réalisez des sessions de pratique devant eux. Laissez-les poser toutes les questions qui leur viennent à l'esprit, afin que vous puissiez vous préparer pour toute situation imprévue pendant la session réelle. Demandez-leur de souligner les zones d'ombre dans votre démonstration, afin que vous puissiez vous améliorer.

Utilisez un modèle de rapport de statut

Que vous soyez un chef de projet vétéran ou en recrutement, vous ne pouvez pas passer tout votre temps à créer un rapport de statut de projet. Que vous aimiez travailler sous Excel ou Word, un modèle de rapport de projet deviendra votre meilleur allié pendant la présentation du rapport de statut. Il est tout à fait facile de trouver et de télécharger le modèle de rapport de statut dont vous avez besoin sur Internet. 

Créez une vidéo de jalon de projet

Les vidéos et les images sont un bon moyen d'expliquer le statut de votre projet à un client. À côté des diagrammes de Gantt et des statistiques, vous devriez agrémenter votre présentation avec des images de jalons et de courtes vidéos. Il est tout à fait facile de créer une vidéo de jalon de projet à partir d'images fixes.

Attendez-vous à des questions du client

Vous ne savez pas ce qui agite l'esprit de vos publics et quelles questions ils pourraient poser lors de la session de questions-réponses. Vous pourriez cependant spéculer sur les questions qui sont plus susceptibles de venir de votre client.

Chaque client recherche des éclaircissements sur quelques préoccupations majeures et les plus courantes, qui sont ;

1. Quel est votre plan pour terminer le projet à temps ?

2. Quelle est votre stratégie de gestion des risques ?

3. Que ferez-vous pour limiter les retards imprévus dans le projet ?

Si vous ne pouvez pas répondre à une question tout de suite, ne vous inquiétez pas. Pas besoin de se morfondre. Prenez du temps auprès de votre client et fournissez-leur un calendrier pour répondre à leurs questions en attente.

Présenter le statut d'un projet est une partie essentielle de la gestion de projet. Que ce soit pour un projet en cours ou pour convaincre un client potentiel, la seule façon de gagner leur confiance est la manière dont vous présentez le rapport de statut du projet.

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