Étapes pour trouver des solutions aux problèmes d'un projet

L'incapacité ou la réticence d'un chef de projet à résoudre un problème ou à prendre une décision peut avoir des répercussions négatives sur le projet. Une méthode simple en six étapes décrite ici vous aidera à maîtriser la résolution efficace de problèmes - une compétence qui vous permettra d'aborder les problèmes sous un angle nouveau.

Étape 1 : Déterminer le problème

Pour commencer, vérifiez que vous traitez bien le problème réel, et pas seulement ses symptômes. Dans le domaine des technologies de l'information, nous utilisons l'analyse des causes profondes pour remonter à la source d'un problème. Prenez le temps nécessaire pour effectuer cette traçabilité et trouver la véritable cause d'un problème en l'examinant sous plusieurs angles. Voici quelques ressources qui peuvent être utiles pour comprendre les techniques de résolution de problèmes pour les gestionnaires de projets :

• Diagrammes de cause et d'effet : Ces diagrammes permettent d'acquérir une connaissance approfondie de la cause profonde du problème.

• Méthode d'analyse approfondie : Cette technique vous permet de décomposer les problèmes en éléments de plus en plus petits pour mieux en saisir la cause profonde.

• Les Cinq Pourquoi : Poser cinq fois la question "pourquoi" permet de creuser jusqu'à la cause fondamentale d'un problème.

En fin de compte, tous les problèmes peuvent être classés en trois catégories de causes.

• Cause physique : L'équipement a cessé de fonctionner en raison d'une défaillance matérielle.

• Cause humaine : Quelqu'un a commis une erreur ou a négligé d'accomplir quelque chose.

• Système ou procédure défectueux/défaillant au sein de l'organisation

Étape 2 : Dresser une liste de toutes les solutions potentielles

Maintenant que vous avez compris le problème, il est temps d'envisager les solutions possibles. Si votre problème est simple, la réponse sera généralement évidente. Les questions plus complexes, en revanche, peuvent nécessiter une approche plus formelle pour trouver des réponses.

Voici quelques idées de méthodes que vous pouvez utiliser. Pour découvrir et explorer des solutions au problème, organisez une séance de brainstorming avec votre équipe de personnes. Pour concentrer vos pensées, acquérir de la perspicacité et trouver rapidement des réponses, utilisez le mind mapping. Demandez à un coach d'utiliser le modèle GROW pour vous aider à identifier les obstacles à la réalisation de votre objectif.

Étape 3 : Évaluer les solutions de rechange

Une fois que vous avez dressé votre liste d'options, évaluez chacune d'entre elles en vous posant les questions suivantes :

• Quels sont les avantages et les inconvénients ?

• Quelles mesures allez-vous prendre pour résoudre le problème et éviter qu'il ne se reproduise ?

Étape 4 : Choisir l'option la plus appropriée

Pesez les options en fonction de la probabilité d'un résultat positif par rapport au danger d'échec. Voici quelques questions à prendre en compte dans le processus de détermination des techniques de résolution de problèmes pour les gestionnaires de projets :

• Quels choix pouvez-vous écarter immédiatement ?

• Quel choix donnera les meilleurs résultats tout en présentant le moins de risques ?

• Quel est le meilleur choix pour vous ?

Étape 5 : Décrire la solution choisie

Notez la meilleure solution une fois que vous l'avez trouvée. Cette étape vous aide à examiner attentivement la solution et à identifier les conséquences potentielles de son adoption. Cette phase est particulièrement utile pour résoudre des problèmes compliqués, nécessitant une organisation, garantissant le respect d'une certaine séquence de procédures, ou lorsque vous ne voulez pas dépendre entièrement de vos souvenirs.

Étape 6 : Créez un plan de sauvegarde 

Comme les circonstances peuvent changer (et changent souvent !), ayez une stratégie pour ce que vous ferez dans un avenir proche. Ne soyez pas pris au dépourvu si les circonstances changent.

En résumé, les chefs de projet à tous les niveaux de l'entreprise doivent relever des défis au quotidien. Il y aura toujours un problème que personne n'aurait pu prévoir. Cette équipe peut se mettre en grève, être impliquée dans un conflit politique, ou subir des dysfonctionnements d'équipement ou des surtensions. La résolution de problèmes est un talent que les gestionnaires de projet doivent développer régulièrement.