Un regard détaillé sur les différents outils de suivi des projets

Avantages de l'utilisation d'outils pour le suivi d'un projet

• L'une des raisons les plus importantes d'utiliser des outils de gestion de projet est qu'ils vous aident à planifier et à programmer les choses correctement. Pour que votre projet soit couronné de succès, il faut une planification et une délégation appropriées. Ces outils sont très utiles pour vous aider à attribuer des tâches aux membres de votre équipe.

• Un autre grand avantage que ces outils offrent est une bonne collaboration. Avec l'avènement des projets de grande envergure, le courrier électronique n'offre pas toujours la possibilité de communiquer correctement entre les équipes ou les utilisateurs. Ces outils peuvent être utilisés pour accélérer le processus de communication grâce à leur tableau de bord.

• En utilisant ces outils, vous pouvez facilement assurer le suivi de vos documents et éviter les complications. Ces outils vous permettent de stocker des fichiers et de les modifier en fonction des besoins.

• Les rapports et l'évaluation deviennent très faciles avec ces outils. Les responsables peuvent travailler sur plusieurs projets et obtenir des rapports immédiats sur des tâches spécifiques qui peuvent améliorer la productivité et vous aider à suivre les progrès.

Outils pour le suivi d'un projet

Les chefs de projet sont souvent à l'affût et se demandent quels logiciel de gestion de projet existent pour les aider à mieux contrôler leurs projets. Un bon logiciel de gestion de projet peut vous aider à gagner du temps et vous permettre d'utiliser vos ressources plus efficacement. Vous pouvez être assuré de l'achèvement en temps voulu de vos projets et améliorer votre productivité. Sans plus tarder, voici la liste des meilleurs logiciels de gestion de projet : 

Diagrammes de réseau

Les diagrammes de réseau sont considérés comme des outils très importants dans la gestion de projet et peuvent être très utiles pour le suivi du projet. Ils sont également appelés diagrammes "flèches" car plusieurs flèches sont utilisées pour démontrer l’interdépendance entre les différentes activités du projet.

Il existe plusieurs hypothèses lors de la réalisation d'un diagramme de réseau.

• La première hypothèse est que tous les travaux en cours ont été achevés avant le début des nouveaux travaux. 

• La deuxième hypothèse est que les flèches représentent une priorité logique et que, par conséquent, une séquence appropriée basée sur la représentation doit être suivie afin d'exécuter les tâches du projet.

• La dernière hypothèse est que le diagramme de réseau doit commencer et se terminer par un seul événement.

Une caractéristique importante du diagramme de réseau est le temps de latence, qui représente un délai supplémentaire pour l'accomplissement de la tâche.

Méthode du chemin critique ou CPM

L'utilisation de la méthode CPM ou méthode du chemin critique est très courante chez les chefs de projet pour le suivi du projet. Elle permet également aux gestionnaires d'évaluer l'avancement du projet en temps réel. On peut facilement prévoir si les projets assignés sont en retard ou s'ils seront terminés dans les délais prévus.

Pour faciliter votre compréhension, le chemin critique du projet est la plus longue séquence d'activités réalisée sur un diagramme de réseau. Comme toutes les possibilités de délai supplémentaire y sont calculées, il n'y a pas de temps mort dans le CPM. Cela signifie également que s'il y a un quelconque retard dans une activité CPM, l'ensemble du projet sera retardé.

Lorsque vous utilisez le CPM, vous pouvez facilement organiser des réunions de suivi si vous trouvez une déviation ou un obstacle dans le projet. Les réunions de suivi de projet sont essentielles à la bonne réalisation de toutes les tâches. Le CPM vous permet non seulement de surveiller votre projet, mais aussi de prendre les mesures appropriées lorsque cela est nécessaire.

Le temps libre zéro peut être un bon moyen de garder les chefs de projet ou les utilisateurs sur le qui-vive puisqu'ils comprennent qu'il n'y aura pas de temps supplémentaire. Ils peuvent veiller à éviter les erreurs qui peuvent retarder un projet. De même, ils peuvent facilement réaffecter leurs ressources ou leurs équipes à des projets hautement prioritaires ou dont l'échéance est plus proche. L'utilisation optimale des ressources peut être atteinte en utilisant le temps de latence zéro.

Diagramme de Gantt

Si vous êtes chef de projet ou occupez un poste de direction, vous devez connaître le diagramme de Gantt. Un diagramme de Gantt est une façon adroite de diviser ou de plonger un grand projet en tâches plus petites et de les garder organisées afin qu'elles puissent être collaborées et livrées correctement.

Chaque tâche a une échéance spécifique qui est représentée par une barre horizontale. La partie gauche indique la date de début et la partie droite la date d'achèvement de la tâche. Certains appellent même ces divisions de tâches des jalons qui sont marqués par de petits losanges.

Il est très facile de déterminer les sous-tâches et leurs détails. En tant que gestionnaire, vous pouvez facilement suivre l'évolution du projet à l'aide des diagrammes de Gantt. L'aperçu visuel obtenu grâce aux diagrammes de Gantt peut vous aider à suivre facilement l'évolution du projet.

Graphique PERT

PERT est l'abréviation de " Project Evaluation and Review Technique ". Il s'agit de l'un des outils les plus importants pour vous aider à surveiller votre projet. Vous pouvez planifier et programmer des projets entiers à l'aide des diagrammes PERT.

Vous pouvez vérifier la répartition des tâches, le temps alloué et les dates de livraison à l'aide des diagrammes PERT. Le graphique PERT n'utilise pas de barres mais présente les données sous la forme d'un modèle de réseau composé de cases et de flèches. Les cases contiennent les tâches, et les flèches montrent les dépendances.

Logiciel de gestion de projet pour le calendrier

Un calendrier est un outil basé sur la date ou l'heure qui est très facile à comprendre. Il vous offre l'avantage d'une gestion personnelle du temps, car vous pouvez facilement définir des programmes quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. L'une des caractéristiques les plus remarquables de cet outil est la possibilité d'ajouter des listes de tâches supplémentaires. Il fournit des rappels sur ce que vous pouvez faire chaque jour et vous aide à terminer les tâches avant la date limite.

Logiciel de gestion de projet pour la ligne de temps

Vous pouvez suivre l'évolution de votre projet à l'aide de la ligne de temps. Elle peut vous aider à suivre l'avancement de vos projets. Vous pouvez visualiser le temps approximatif nécessaire à la réalisation des tâches à l'aide de la ligne de temps. Il n'est pas aussi populaire que ses homologues comme le diagramme de Gantt, car il ne peut pas montrer les dépendances ou l'achèvement. La ligne de temps est une façon plus séquentielle d'examiner les tâches dans le temps.

Logiciel de gestion de projet pour le diagramme WBS ou structure de répartition du travail

L'OTP est un outil de gestion de projet très courant qui vous aide à déterminer l'étendue des travaux. Il s'agit d'un outil gratuit qui divise les projets en composants individuels qui sont effectivement planifiés.

La structure de l'OTP est arborescente, et les tâches globales se trouvent au sommet, tandis que les différentes sections sont présentées en dessous. Les composants de l'OTP sont liés logiquement et peuvent être expliqués à l'aide d'encadrés ou de textes.

Logiciel de gestion de projet pour Mind Map

Un autre outil de gestion de projet puissant pour vous aider dans le suivi des projets est la carte mentale. Il s'agit d'un outil moins formel mais suffisamment souple pour vous permettre de gérer les projets. Il vous permet de diviser le projet en petites tâches plus faciles à réaliser. Vous pouvez ainsi analyser les problèmes éventuels. La Mind map vous permet également d'insérer des images, de lier des fichiers spécifiques et de vous concentrer sur les segments importants de votre projet, ce qui constitue l'un des principaux avantages de l'utilisation d'une Mind map.

Logiciel de gestion de projet pour le tableau d'état

Lorsque vous souhaitez être plus “agressif” dans le suivi de l'avancement de votre projet et dans son contrôle, le tableau Statut peut vous y aider. Il vous aide à vous concentrer sur le statut et l'achèvement du projet. L'une des caractéristiques les plus remarquables du tableau Statut est qu'il vous permet d'inclure les personnes qui dirigent la tâche. Cela permet aux chefs de projet d'évaluer correctement les performances des employés et de résoudre les problèmes si nécessaire.

Logiciel de gestion de projet House of Quality “Maison de la qualité” (HOQ)

Le dernier outil que nous décrivons dans cet article est HOQ. Il s'agit d'un outil gratuit qui est très utile pour définir la relation entre les attentes des consommateurs et les capacités du produit. HOQ est utilisé dans le déploiement de la fonction qualité pour aider à la prise de décision en groupe. Une façon facile de créer HOQ est d'utiliser Edraw, qui a tous les composants comme le toit, la matrice, la boîte de légende et les marqueurs.

Un projet est une entreprise qui nécessite une vigilance et une supervision extrêmes. Le suivi du projet n'est jamais facile, surtout lorsque les projets sont de grande envergure. Vous devez vous assurer que votre calendrier respecte le prix du projet. Il est important d'utiliser divers outils pour vous aider à terminer le projet efficacement. Le plus important est de décider quel outil vous pouvez utiliser pour suivre votre projet de la meilleure façon possible.

Cet article se concentre sur les outils de suivi de projet importants et couramment utilisés pour vous aider à améliorer la supervision et le suivi.