Qual è il rapporto sullo stato del progetto e perché è importante presentarlo a un cliente?

Come Presentare Efficacemente un Rapporto sullo Stato di un Progetto

Come suggerisce il nome, un rapporto sullo stato di un progetto fornisce dati di fatto sul piano di lavoro che ti è stato assegnato. È uno strumento di comunicazione cruciale tra un project manager, il team e il cliente. Un rapporto sullo stato del progetto mantiene aggiornati il tuo sponsor di progetto e gli altri stakeholder sui progressi fatti finora, i rischi e i problemi che stai affrontando, e i deliverable.

I project manager non possono dimostrare le loro capacità di gestione se non sanno come presentare lo stato dei loro progetti. Invece di discutere compiti individuali e monotone tecnicalità, la tua presentazione dovrebbe offrire una breve panoramica del progresso complessivo. In poche parole, la tua presentazione funziona come modello di controllo del progresso in un progetto e pianifica la tua strategia di gestione del tempo e dei rischi.

Strategie per Presentare il Rapporto sullo Stato del Progetto a un Cliente

Quando si presenta il rapporto del progetto a qualcuno, la maggior parte delle persone, anche manager esperti, iniziano a balbettare. Per esibire il tuo rapporto sullo stato del progetto mantenendo il controllo dei nervi, devi;

Crea un rapporto di tracciamento del progetto

Per presentare il rapporto sullo stato di un progetto, la prima cosa che devi fare è creare un rapporto di tracciamento del progetto. Ti aiuterà a ottenere aggiornamenti sullo stato in tempo reale e a tracciare i progressi del tuo progetto. Non hai nulla da presentare se non hai preparato il tuo rapporto di tracciamento del progetto.    

Familiarizza con gli strumenti di gestione del progetto

Un project manager dovrebbe avere una conoscenza pratica del software di gestione del progetto. Gli strumenti di gestione del progetto forniscono grande assistenza durante la creazione del rapporto sullo stato del progetto così come durante la presentazione. Inoltre, un diario digitale del sito di lavoro aiuterà a registrare la produzione dei membri del tuo team.

Dai una breve introduzione del tuo processo di gestione

Fai sapere al tuo cliente qual è la tua strategia di gestione del progetto. Ricorda che stai comunicando con il tuo cliente che potrebbe non essere a conoscenza delle tecnicalità del progetto, quindi rendi la comunicazione coerente e comprensibile. Illumina il tuo pubblico su come e perché questo processo ha funzionato nei progetti precedenti e ti darà gli stessi risultati richiesti.

Riepiloga il progresso del progetto

Non rendere la tua presentazione un esercizio noioso per il pubblico. Discute solo i punti chiave invece di addentrarti in dettagli inutili. Presenta gli obiettivi, i traguardi raggiunti, i problemi incontrati durante il processo e la tua strategia per mitigarli.

KPI e Stato RAG

Il modo migliore e più comune per presentare qualsiasi KPI del tuo progetto è lo stato RAG. Ogni progetto ha obiettivi e ogni volta che stai presentando lo stato dei tuoi progetti, devi confrontare questi obiettivi con i progressi attuali. Usando il sistema RAG (semaforo Rosso, Ambra, Verde) come KPI, fai sapere agli stakeholder;

• Rosso - il problema che influenza la salute del progetto e necessita di immediata rettifica.

• Ambra - non evidente, ma si prevede che qualche problema possa creare ostacoli e siano necessarie misure precauzionali per raggiungere i risultati richiesti.

• Verde - tutto sta andando bene. Nessun pericolo apparente o potenziale.

Fai pratica prima della sessione effettiva

Raccogli un gruppo di volontari e esegui delle sessioni di pratica davanti a loro. Lascia che chiedano qualsiasi cosa vengano in mente, così potresti prepararti per qualsiasi situazione inaspettata durante la sessione effettiva. Chiedi loro di evidenziare le aree grigie nella tua dimostrazione, in modo da poter migliorarti.

Usa un modello di rapporto sullo stato

Sia che tu sia un project manager veterano o reclutato, non puoi spendere tutto il tempo a creare un rapporto sullo stato del progetto. Che tu preferisca lavorare in Excel o Word, un modello di rapporto sul progetto diventerà il tuo miglior aiuto mentre presenti il rapporto sullo stato. È abbastanza facile trovare e scaricare il modello di rapporto sullo stato necessario da Internet. 

Crea un video dei traguardi del progetto

I video e le immagini sono un buon modo per spiegare lo stato del tuo progetto a un cliente. Insieme a grafici di Gantt e statistiche, dovresti ravvivare la tua presentazione con immagini di traguardi e brevi video. È abbastanza facile creare un video di traguardo del progetto da immagini fisse.

Aspettati domande dal cliente

Non sai cosa stia frullando nella mente del tuo pubblico e quali domande potrebbero fare nella sessione di domande e risposte. Puoi, tuttavia, ipotizzare quali domande potrebbero maggiormente provenire dal tuo cliente.

Ogni cliente cerca chiarimenti su alcuni dei maggiori e più comuni problemi, che sono;

1. Qual è il tuo piano per concludere il progetto in tempo?

2. Qual è la tua strategia di gestione dei rischi?

3. Cosa farai per frenare ritardi inaspettati nel progetto?

Se non riesci a rispondere immediatamente a una domanda, non ti preoccupare. Non c'è bisogno di rovinarti. Prenditi del tempo dal tuo cliente e forniscigli una tempistica per quando risponderai alle loro domande in sospeso.

Presentare lo stato di un progetto è una parte essenziale della gestione del progetto. Che sia per un progetto in corso o per convincere un cliente potenziale, l'unico modo per guadagnare la loro fiducia è come presenti il rapporto sullo stato del progetto.

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